Buchhaltung für Selbstständige

Worum geht's?

Sie möchten als Unternehmer durchstarten und am liebsten sofort loslegen? Ganz so schnell geht es nicht: Bevor Sie mit Ihrem Unternehmen operativ tätig werden, müssen zunächst die Grundvoraussetzungen geschaffen werden. Das gilt für Selbstständige genauso wie für Freiberufler (Freelancer) - auch wenn Sie Kleinunternehmer sind - und für alle Berufsgruppen. Neben den gesellschaftsrechtlichen Anforderungen müssen Sie Ihr Unternehmen für die Gründung zum einen steuerlich anmelden und zum anderen Ihre Buchführung einrichten. Erfahren Sie hier die Grundlagen, die Sie vorab rund um die Themen Buchführung, Buchhaltungssoftware und Steuerberater kennen sollten.

1. Wie melde ich mich steuerlich an?

Damit das Finanzamt überhaupt weiß, dass Sie ein Unternehmen gegründet haben, müssen Sie sich innerhalb eines Monats beim Finanzamt anmelden. Dies machen Sie über den „Fragebogen zur steuerlichen Anmeldung“.

In der Regel wird das Finanzamt automatisch informiert, sobald Sie Ihr Gewerbe beim Gewerbeamt angemeldet haben. Als Selbstständiger mit einer freiberuflichen Tätigkeit bekommt das Finanzamt hingegen keine Informationen. Sie müssen sich also selbst beim Finanzamt melden. Das Formular müssen Sie seit dem 1.1.2021 elektronisch ausfüllen und an das Finanzamt übermitteln. Dazu benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat, das Sie zum Beispiel nach Registrierung mit Ihrer E-Mail-Adresse erhalten.

In dem Formular werden verschiedene allgemeine Fragen, wie zur Person, Ehepartner und Bankverbindung sowie Fragen zu Ihrem Unternehmen gestellt, um Ihr Unternehmen steuerlich einordnen zu können. Sie müssen zum Beispiel angeben, ob Sie eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausüben und welche Rechtsform sie gewählt haben.

Der Fragebogen ist sehr komplex. Sollten Sie sich das Ausfüllen nicht zutrauen, holen Sie sich professionelle Hilfe. Haben Sie den Fragebogen ausgefüllt und elektronisch an das Finanzamt übermittelt, sind Sie steuerlich gemeldet und erhalten eine Steuernummer. Nun dürfen Sie offiziell Rechnungen ausstellen.

2. Wichtig: Wenn es mit der Steuernummer länger dauert

Sie möchten nach einem Tag loslegen und auch gleich Ihre erste Rechnung stellen? Das ist wahrscheinlich eine Illusion. Denn der Ball liegt nun beim Finanzamt - und das braucht leider oftmals bis zu drei Monate, bis es Ihnen Ihre Steuernummer schriftlich mitteilt. Das heißt auch: Die Rechnung ist nicht ganz vollständig.

Damit ist noch nicht alles verloren. Es gibt zwei Tipps, die wir Ihnen ans Herz legen wollen, sofern Sie es mit den ersten Rechnungen eilig haben:

Tipp 1: Rufen Sie einfach beim Finanzamt an und lassen Sie sich Ihre Steuernummer mitteilen. Reicht das nicht, haken Sie immer wieder nach!

Tipp 2: Wenn Sie trotzdem schon Rechnungen stellen möchten, vermerken Sie darauf, dass Sie Ihre Steuernummer beantragt haben.

3. Buchhaltung für Selbstständige: EÜR oder Bilanz?

Bevor Sie Ihr Unternehmen gründen, sollten Sie Ihre Buchführung einrichten. Für Sie als Gründer oder Selbstständiger stellt sich schnell die Frage, ob Sie Ihre Buchhaltung nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der doppelten Buchführung und Bilanzierung führen müssen.

Der Umfang der Buchführung und die Buchführungspflicht hängen von der Unternehmensgröße und der Rechtsform ab. Hier erfahren Sie die Unterschiede zwischen EÜR und Bilanzierung und wie Sie Ihre Bücher zu führen haben.

Die einfache Buchführung, d. h. die EÜR (Buchung der Einnahmen und Ausgaben), ist lediglich für sogenannte Nicht-Kaufleute vorgesehen. Alle anderen Selbstständigen sind zur doppelten Buchführung angehalten. Die Buchführungspflicht ergibt sich zum einen aus dem Handelsrecht und zum anderen aus dem Steuerrecht.

4. Wozu dient die Buchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung dient grundsätzlich zur Dokumentation aller Geschäftsvorfälle. Sie umfasst im Wesentlichen alle Ein- und Auszahlungen aus den Ein- und Verkäufen sowie die Bedienung von Verbindlichkeiten. Zudem werden getätigte Investitionen und die damit verbundenen Abschreibungen in der Buchführung erfasst.

Sie ermöglicht somit zeitraumbezogene Vergleiche zwischen einzelnen Monaten, Quartalen oder Geschäftsjahren. Gleichzeitig dient sie zur Gewinnermittlung Ihres Unternehmens. Diese bildet die maßgebliche Größe für die Festsetzung der Unternehmenssteuern für Sie als Gründer.

5. Was ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Soweit Sie nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind Buch zu führen und führen Sie auch freiwillig keine Bücher, dürfen Sie Ihren Gewinn mit Hilfe der EÜR ermitteln. Hier stehen Einnahmen und Ausgaben im Mittelpunkt.

Einen Jahresabschluss in Form einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlust Rechnung (GuV) müssen Sie dann nicht einreichen. Dieses Recht haben nur Kleingewerbetreibende, Freiberufler und Forst- und Landwirte sowie Kaufleute, die nicht oberhalb einer bestimmten Umsatz- bzw. Gewinngrenze liegen.

Folgende gesetzlich festgelegte Grenzen gelten als Voraussetzung für die EÜR:

Das Überschreiten der Grenzen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren führt zum Ausschluss der EÜR.

Übrigens: Diese Umsatzgrenzen gelten erst seit dem 28.3.2024 bzw. rückwirkend zum 1.1.2024. Zuvor lagen die Grenzen bei 60.000 Euro bzw. 600.000 Euro.

So ermitteln Sie den Gewinn bei der EÜR

Der Gewinn wird bei der EÜR durch die folgende Rechnung ermittelt:

Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben

Betriebseinahmen sind alle Vermögenszuflüsse in Geld oder Geldeswert, die im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit erfolgen. Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Kosten der privaten Lebensführung sind steuerlich nicht zu berücksichtigen.

Die EÜR müssen Sie zusammen mit der Steuererklärung durch einen amtlich vorgeschriebenen Datensatz an das zuständige Finanzamt übermitteln. Bis einschließlich 2016 gab es eine Vereinfachungsregelung: Lagen Ihre Betriebseinnahmen unter 17.500 Euro, so konnten Sie Ihre Steuererklärung durch eine formlose Gewinnermittlung ergänzen. Diese Vereinfachungsregelung ist am 1.1.2017 weggefallen!

6. Was ist die doppelte Buchführung?

Gründen Sie eine Kapitalgesellschaft ( z. B. eine GmbH oder UG) oder lassen Sie Ihr Unternehmen im Handelsregister eintragen, sind Sie nach gesetzlichen Vorschriften verpflichtet, Bücher zu führen. Das bedeutet, dass sie eine Bilanz und GuV nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches erstellen müssen. Steuerrechtlich hat das zur Folge, dass Sie Ihren Gewinn anhand des Betriebsvermögensvergleiches ermitteln müssen.

So ermitteln Sie den Gewinn bei der doppelten Buchführung

Bei der Ermittlung durch den Betriebsvermögensvergleich ist die folgende Rechnung maßgeblich:

Betriebsvermögen / Eigenkapital des Betriebes am Ende des Wirtschaftsjahres
abzügl. Betriebsvermögen / Eigenkapital des Betriebes am Ende des vorangegangenen Wirtschaftsjahres
zuzügl. Entnahmen für betriebsfremde Zwecke
abzügl. Einlagen aus dem Privatvermögen
= Gewinn

7. Buchhaltung Selbstständige: Kann ich meine Buchhaltung selber machen?

Um Kosten zu sparen, übernehmen viele Gründer ihre Buchhaltung selbst. Oft wird dafür der Feierabend oder das Wochenende genutzt. Leider führen falsches Buchen und Kontieren nicht selten zu Steuernachzahlungen.

Spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung werden die Fehler aufgedeckt, da entweder keine, zu wenig oder sogar zu spät die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt wurde. Betriebsprüfungen finden oft Jahre später statt, wenn vielleicht keine klärenden Unterlagen mehr vorgelegt werden können, was zum Nachteil des Unternehmens führt.

Sind Sie dagegen nicht mit den Grundlagen rund um Buchhaltung und Steuern bestens vertraut, holen Sie sich bei diesen Themen noch vor der Gründung unbedingt Unterstützung von einem Steuerberater.

8. Hilft mir eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk bei der Buchhaltung?

Sie haben neben dem Gang zum Steuerberater noch eine weitere Möglichkeit, wie Sie Ihre Buchhaltung selbst erstellen und dabei Kosten sparen können: nämlich mit einem Buchhaltungsprogramm bzw. einer Buchhaltungssoftware.

Eine Software wie sevdesk, Lexoffice oder DATEV ermöglicht es insbesondere Freiberuflern (Freelancer) und Selbstständigen aller Berufe, eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu erstellen. Oftmals ist ein solches Programm gleichzeitig in der Lage, jeden einzelnen Beleg zu archivieren und das Rechnungswesen zu übernehmen, also Rechnungen zu stellen.

Eine Buchhaltungssoftware ist zwar erst einmal günstig im Gegensatz zu einem Steuerbüro - und Sie haben gerade als Freiberufler oder Selbstständiger keine Pflicht, einen solchen einzuschalten. Aber es gibt so einige Fehler, vor denen Sie nur beim Steuerberater gefeit sind.

Dazu gehören unter anderem Fragen wie:

• Muss ich ein gesondertes Geschäftskonto eröffnen?
• Wie berechne ich die Grenzen als Kleinunternehmer?
• Sollte ich wirklich nur eine EÜR erstellen, wenn ich die Wahl habe?

Wenn Sie bei solchen Fragen oder bei der Buchung Ihrer Geschäftsvorfälle lieber keine Buchhaltungssoftware nutzen, stattdessen garantiert alles richtig machen und am Ende nicht ordentlich draufzahlen wollen, machen Sie sich das Leben leicht: Gehen Sie also zum Steuerberater!

9. Was kostet Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler?

Eine pauschale Antwort auf die Frage, was Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler kostet, können wir Ihnen nicht geben. Denn wenn Sie keine Buchhaltungssoftware nutzen, sondern einen Steuerberater mit Ihrer Buchhaltung beauftragen, gelten keine festen Sätze.

Zwar ist ein Steuerberater an die sogenannte Steuerberatervergütungsverordnung gebunden und hat somit einen Rahmen, innerhalb dessen er sich bewegen muss. Dieser Rahmen ist jedoch sehr breit und er hat einen großen Spielraum. Entscheidend ist dabei der Aufwand, den er mit Ihrer Buchhaltung und Ihrem Fall hat.

Dieser hängt auch beim Selbstständigen oder bei Freiberuflern ebenso wie bei der GmbH oder AG von vielen verschiedenen Faktoren ab und kann auch variieren je nachdem, um welche Berufe es geht. Dazu gehört:

• Wie viele Geschäftsvorfälle müssen gebucht werden, wie viele Rechnungen stellen Sie?
• Brauchen Sie eine doppelte Buchführung oder reicht eine EÜR aus?
• Erstellen Sie einen Jahresabschluss in Form einer Bilanz und GuV?
• Benötigen Sie weitere Beratung rund um Ihr Geschäft als Unternehmer?
• Ist die gewählte Unternehmensform die richtige für mich?

10. Fazit

Als Freiberufler (Freelancer) oder Selbstständige stehen Sie bei der Gründung vor wichtigen Entscheidungen: Dazu gehören vor allem Fragen rund um die Buchhaltung und das Stellen von Rechnungen.

Sofern Sie mit den Grundlagen der Buchführungspflichten vertraut sind, reicht für Selbstständige in manchen Fällen eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk aus, um selbst Einnahmen und Ausgaben zu buchen und Rechnungen zu stellen. In vielen Fällen sollten Sie aber besser zum Steuerberater gehen.

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