Worum geht's?
Die Einführung der E-Rechnung bringt ab dem 01.01.2025 umfassende Änderungen für Unternehmen und Selbstständige im B2B-Bereich mit sich. Während zunächst nur der Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtend wird, müssen spätestens 2028 alle Unternehmen – bis auf wenige Ausnahmen – sämtliche Rechnungen auch in einem strukturierten digitalen Format ausstellen. Wir geben einen Überblick über die neuen Regelungen.
1. Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die folgende Anforderungen erfüllt:
- Ausstellung, Übermittlung und Empfang erfolgen in einem strukturierten elektronischen Format.
- Das elektronische Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.
- Das Datenformat entspricht der europäischen Normenreihe EN 16931 (z. B. ZUGFeRD, XRechnung)
Durch die Einführung der E-Rechnungspflicht wird ab dem 01.01.2025 nur noch zwischen elektronischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Darunter zählen dann auch alle Rechnungen, die in einem anderen Datenformat erstellt wurden.
GUT ZU WISSEN
Zukünftig zählen als sonstige Rechnungen nicht nur herkömmliche Papierrechnungen, sondern auch alle Rechnungen, die zwar elektronisch übermittelt werden können, deren Format aber nicht die vorgegebene Datenverarbeitung erlaubt – beispielsweise PDF- oder jpg-Rechnungen. Sie sind keine E-Rechnungen im vorgeschriebenen Sinne.
In welchem Format müssen E-Rechnungen ausgestellt werden?
E-Rechnungen müssen in einem elektronischen Format erstellt und versendet werden, das eine automatische und medienbruchfreie Datenverarbeitung ermöglicht. “Medienbruchfrei” bedeutet, dass die Übertragung der Daten ohne Unterbrechungen oder einen Wechsel der genutzten Medien – also ohne Bruch – erfolgt. Zudem muss das Format den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Folgende E-Rechnungsformate erfüllen derzeit diese Anforderungen:
- ZUGFerD (internationale Variante, Kombination aus PDF- und XML-Datei)
- XRechnung (Standard in Deutschland, kommt u. a. bei öffentlichen Auftragsverhältnissen zum Einsatz)
- Factur-X (französische Variante)
- EDIFACT (wird vor allem für internationalen Handel und Transport genutzt)
- Peppol-BIS Billing (sofern EU-Norm EN 16931 erfüllt ist)
ZUGFeRD und XRechnung sind aktuell die Standard-Formate. Der Unterschied zwischen beiden: Eine ZUGFerD-Rechnung können Sie ohne zusätzliche Tools am Bildschirm lesen – denn sie besteht aus einem PDF-Dokument, kombiniert mit maschinell lesbaren XML-Daten. Versenden Sie eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, braucht Ihr Kunde, Lieferant oder Geschäftspartner keine extra Software, um die Rechnungsdaten einsehen zu können.
Das ist bei der XRechnung anders: Diese lässt sich nicht mit bloßem Auge lesen und überprüfen, da sie ausschließlich im Datenformat XML dargestellt wird – sprich: codiert ist.
ACHTUNG
Mit Formaten wie “.jpeg” oder “.docx” können Rechnungen zwar elektronisch versendet werden, doch die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen sie nicht – denn dafür braucht es die Funktion der automatisierten Weiterverarbeitung. Bilddateien, Scans und PDF-Dokumente lassen eine solche Weiterverarbeitung jedoch nicht zu.
Welchen Zweck hat die Einführung der E-Rechnung?
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht folgt Deutschland anderen EU-Mitgliedsstaaten auf dem Weg zu einem digitaleren Rechnungs- und Zahlungsverkehr. Rechnungen werden durch die Pflicht in Zukunft – genauer gesagt ab Januar 2025, aber mit Übergangsfristen – nicht mehr ausgedruckt und per Post versendet, sondern in elektronischer Form übermittelt und empfangen.
Schon vor Bekanntgabe der E-Rechnungspflicht setzten in Deutschland nur noch rund ein Viertel aller Unternehmen auf klassische gedruckte Papierrechnungen. Elektronisch versendete Rechnungen sind für viele Betriebe längst Standard – schließlich sind sie nicht nur kostengünstiger, sondern auch schneller versandfertig und übermittelt. Neu ist nun, dass sie in einem strukturierten elektronischen Datenformat erstellt werden müssen, um auch tatsächlich als E-Rechnung zu gelten.
2. Wer muss eine E-Rechnung ausstellen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmer im B2B-Bereich, deren Kunden andere Unternehmen sind – sie müssen spätestens ab 2028 ihre Rechnungen als E-Rechnungen ausstellen und versenden.
WICHTIG ZU WISSEN
Für Kleinunternehmer sind Ausnahmen geplant. Treten diese in Kraft, sind sie von der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen befreit. Sie müssen aber E-Rechnungen empfangen können und elektronische Eingangsrechnungen ordnungsgemäß archivieren.
Voraussetzung für die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen ist die Ansässigkeit von Unternehmer und Leistungsempfänger in Deutschland. Diese ist gegeben, wenn sich
- Unternehmenssitz,
- Sitz der Geschäftsleitung,
- umsatzsteuerrechtliche Betriebsstätte,
- oder Wohnort bzw. gewöhnlicher Aufenthalt (z. B. bei Einzelunternehmern)
in Deutschland befinden. Der Unternehmer darf sich dabei auf die Angaben des Leistungsempfängers verlassen. Handelt dieser als Verbraucher, würde die Pflicht zur E-Rechnung nicht greifen. Kann der Unternehmer aber davon ausgehen, dass sein Kunde ebenfalls als Unternehmer auftritt (z. B. weil ihm dessen Umsatzsteuer- oder Wirtschafts-ID vorliegt), darf er seine Leistungen nur über eine E-Rechnung abrechnen.
3. Welche Leistungen fallen unter die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen und zu empfangen, betrifft folgende Leistungen im B2B-Bereich:
- umsatzsteuerpflichtige und umsatzsteuerfreie Leistungen
- Abrechnungen als Gutschrift (Rechnungsstellung durch den Leistungsempfänger, wie bislang aber nur nach vorheriger Vereinbarung zulässig)
- Rechnungsstellung im Namen des Unternehmens
Außerdem gilt sie für Umsätze
- im Reverse-Charge-Verfahren gemäß § 13b UStG (Leistungsempfänger schuldet Umsatzsteuer)
- die unter die Durchschnittssätze für land- und forstwirtschaftliche Betriebe gemäß § 24 UStG fallen
- die gemäß § 25 UStG als Reiseleistungen zählen
- für die die Differenzbesteuerung gemäß § 25a UStG angewendet wird
ZUSAMMENGEFASST
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft alle B2B-Unternehmen und die meisten Leistungen. Darunter fallen sowohl Kleinunternehmer als auch Vermieter von Gewerbemietverträgen und Tätigkeiten, bei denen keine Umsatzsteuer erhoben wird (u. a. Heilbehandlungen, Betreuung, Verkauf von Grundstücken, Versicherungen).
Aber: Für Kleinunternehmer und Unternehmer, die umsatzsteuerfreie Leistungen anbieten, sind Ausnahmen geplant. Treten diese in Kraft, müssen sie nur den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen – nicht die Erstellung.
Es gibt aber auch Leistungen, die nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen Sie weiterhin als “sonstige Rechnung” übermitteln – also zum Beispiel in ausgedruckter Form oder per PDF. Gleiches gilt für Fahrausweise.
Richtet sich Ihr Business nicht an Geschäftskunden, sondern an Verbraucher, müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen und empfangen. Betreiben Sie beispielsweise einen B2C-Onlineshop, greift die Pflicht zur elektronischen Rechnung nicht. Gleiches gilt für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte, bei denen nicht beide Parteien im Inland ansässig sind.
4. Was gilt für Rechnungsempfänger?
Nicht nur rechnungsausstellende Unternehmen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, sondern auch Leistungsempfänger, denen die Rechnung zugestellt wird. Sie müssen ab Januar 2025 gewährleisten, dass der Empfang von E-Rechnungen technisch möglich ist. Wie gehabt gilt: Private Endverbraucher betrifft das nicht.
Rechnungsempfänger haben kein Recht, den Empfang der elektronischen Rechnung zu verweigern oder die Ausstellung einer Rechnung in Papierform oder als PDF zu verlangen. Das gilt unabhängig davon, ob man als Unternehmen technisch in der Lage ist, eine E-Rechnung empfangen zu können.
GUT ZU WISSEN
Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen den Erhalt von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, als XRechnung oder in einem anderen zulässigen elektronischen Dateiformat sicherstellen.
Auch die Pflicht, die Zustimmung des Empfängers für den elektronischen Rechnungsversand einzuholen, entfällt mit Beginn 2025. Ausnahmen bestehen nur für Fälle, in denen die E-Rechnung nicht vorgeschrieben ist – also etwa für Kleinstbetragsrechnungen mit Beträgen von maximal 250 Euro oder für Rechnungen an Verbraucher.
Wie der Empfänger die Entgegennahme von elektronischen Rechnungen zu gewährleisten hat, ist nicht vorgeschrieben. Ein E-Mail-Postfach reicht aus, wobei es sich nicht zwingend um ein extra Postfach für Rechnungen handeln muss. Auch elektronische Schnittstellen oder die Bereitstellung der Rechnung über ein Online-Portal sind möglich.
Durch den steigenden Versand elektronischer Rechnungen samt Dateianhängen kann die Gefahr von Cyberattacken zunehmen. Es empfiehlt sich daher dringend, sämtliche Rechnungsdaten auf Viren und Malware zu prüfen.
5. Ab wann muss der Empfang und Versand von digitalen Rechnungen gewährleistet werden?
Der Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen müssen ab dem 01.01.2025 gewährleistet werden.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen – grundsätzlich gilt die Pflicht aber auch hier ab dem 01.01.2025.
Übergangsfristen für Unternehmen
Um die Unternehmen zu entlasten, hat der Gesetzgeber für die ersten Jahre bis Ende 2027 Übergangsfristen für die Umsetzung erlassen:
- Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Rechnungen auf Papier erstellen und versenden. Auch PDF-Rechnungen bleiben zulässig (sofern sie den Anforderungen der GOBD entsprechen). Voraussetzung ist ab dem 01.01.2025 allerdings die Zustimmung des Empfängers – dieser darf auch eine E-Rechnung verlangen.
- Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen verwenden, sofern ihr Vorjahresumsatz nicht mehr als 800.000 Euro betrug. Bei höheren Umsätzen besteht die Option, Rechnungen mittels EDI-Verfahren zu übermitteln, auch wenn das dafür genutzte Format nicht der vorgeschriebenen EU-Norm entspricht. Die oben genannten Ausführungen für PDF-Rechnungen bleiben bestehen.
WICHTIG
Trotz der Übergangsfristen gilt: Spätestens ab 2028 müssen alle Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind, für Umsätze im B2B-Bereich digitale Rechnungen nutzen.
6. Wie funktioniert das mit der E-Rechnung?
Eine E-Rechnung basiert auf einem strukturierten elektronischen Format wie XML, das eine automatische und medienbruchfreie Datenverarbeitung ermöglicht. Hierin besteht der entscheidende Unterschied zu Papierrechnungen oder auch PDFs: Bei diesen handelt es sich zwar um bildhafte Darstellungen, diese können jedoch nicht automatisch verarbeitet werden.
Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Gemäß § 14 UStG muss eine Rechnung bestimmte Bestandteile enthalten, damit sie den Rechnungssteller zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das gilt auch für E-Rechnungen. Folgende Angaben sind wichtig:
- Name und Anschrift des Unternehmers (Rechnungssteller)
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Rechnungsempfänger)
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
- Beschreibung des Produkts bzw. der Dienstleistung
- Rechnungsbetrag
- Fälligkeitsdatum
- ggf. ergänzende Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung und E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Leitweg-Identifikationsnummer (für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber)
GUT ZU WISSEN
Für digitale E-Rechnungen gelten die gleichen Pflichtangaben wie für Papierrechnungen.
Wie kann eine E-Rechnung zugestellt werden?
Eine E-Rechnung kann auf verschiedenen Wegen zugestellt werden. Die einfachste Möglichkeit ist der Versand per E-Mail. Es ist aber auch möglich, die Rechnungsdaten
mittels API (Schnittstelle) bereitzustellen oder in einem firmeneigenen Online-Portal oder einem anderen zentralen Speicherort zum Download anzubieten.
Der elektronische Rechnungsversand und -empfang via E-Mail ist zumindest derzeit für die meisten Unternehmen am bequemsten und vollkommen ausreichend.
Alternativ können Sie für die Erstellung und Übermittlung Ihrer elektronischen Rechnungen auf eine Software-Lösung zurückgreifen. Verschiedene Anbieter bieten E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung an.
Kann ich meine E-Rechnungen selbst erstellen?
Ja, Sie können Ihre E-Rechnungen selbst erstellen.
Welche Programme eignen sich für die Erstellung?
Über eine Bürosoftware oder ein Buchhaltungstool (das Sie womöglich ohnehin schon verwenden), lassen sich digitale Rechnungen problemlos erstellen und verschicken. Bei der Auswahl des Tools sollten Sie darauf achten, dass es sich um einen vertrauenswürdigen Anbieter handelt. Bedenken Sie, dass Sie potenziell sensible Rechnungsdaten bei diesem Anbieter hochladen.
7. Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Bei den Aufbewahrungsfristen ändert sich nichts: E-Rechnungen müssen genauso wie alle anderen Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Archivierung in Papierform ist – Sie haben es sich schon gedacht – nicht zulässig.
WICHTIG ZU WISSEN
Sie müssen sicherstellen, dass die E-Rechnung für die gesamte Aufbewahrungsdauer maschinell lesbar ist. Archivieren Sie sie daher im gleichen digitalen Format, in dem sie eingegangen ist. Umbenennen ist problemlos möglich, wenn dies z. B. für Ihre interne Ablage hilfreich ist.
Für eine ordnungsgemäße Archivierung können Sie auch hier einfach auf ein entsprechendes Programm setzen. Gute Buchhaltungstools erlauben die ordnungsgemäße Archivierung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen.
Die Anbieter sind zur Aufbewahrung Ihrer Daten verpflichtet. Auch wenn Sie Ihren Account kündigen sollten, werden die Rechnungsdaten bei Programmen wie Lexoffice, sevDesk und Co. nicht gelöscht.
Nutzen Sie eine Software, die keine ausreichende Aufbewahrung anbietet, müssen Sie diese auf anderem Wege gewährleisten. Beachten Sie, dass eine rechtskonforme Archivierung immer auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfüllen muss. Die E-Rechnung darf sich im Nachgang u. a. nicht mehr ändern lassen.
8. Fazit: Das Wichtigste zur E-Rechnungspflicht zusammengefasst
Ab dem 01. Januar 2025 besteht für alle Selbstständigen und Unternehmen im B2B-Bereich die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Erstellung gelten bis Ende 2027 verschiedene Übergangsfristen, um die Unternehmen bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht zu entlasten. Spätestens ab dem 01.01.2028 sind Unternehmen jedoch verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen.
Elektronische Rechnungen sind dabei keine PDF- oder jpg-Rechnungen, sondern zählen nur dann als solche, wenn sie auf einem bestimmten digitalen Datenformat beruhen. Dazu gehören derzeit die XRechnung im XML-Format und die ZUGFeRD-Rechnung als Kombination aus XML- und PDF-Datei. Auch andere Rechnungsformate sind grundsätzlich möglich – müssen aber der europäischen Norm EN-16931 entsprechen.
Während für den bloßen Empfang ein E-Mail-Postfach ausreichend ist, braucht es für das Auslesen zumindest für XRechnungen einen entsprechenden Viewer – denn im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format lassen sich diese nicht mit bloßem Auge lesen. Für die Erstellung und Archivierung eignen sich kostenpflichtige Programme.
In jedem Fall müssen Sie ab dem 01.01.2025 eine ausreichende und GOBD-konforme Archivierung von eingehenden E-Rechnungen sicherstellen. Wie groß Ihr Unternehmen ist, spielt keine Rolle. Als Kleinunternehmer sind Sie zwar von der Pflicht, elektronische Rechnungen zu erstellen, befreit – empfangen und archivieren müssen Sie diese aber trotzdem.
9. FAQ: Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht
