Worum geht's?
Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen am Arbeitsplatz können in bestimmten Fällen sinnvoll sein, etwa um Sicherheitsrisiken zu minimieren. Nicht jede Datenerhebung ist daher auch automatisch eine unzulässige Überwachung der Mitarbeiter. Doch wo liegt die Grenze zwischen legitimen Video- oder Tonaufnahmen und rechtswidriger “Big-Brother”-Überwachung, die in die Privatsphäre eingreift, Persönlichkeitsrechte verletzt und gegen Datenschutzvorgaben verstößt? Wir klären, was Sie als Arbeitgeber dürfen – und was nicht.
1. Darf ich als Arbeitgeber meine Mitarbeiter überwachen?
Als Arbeitgeber können Sie Gründe haben, die Ihnen nahelegen, die eigenen Mitarbeitenden zu überwachen bzw. – um es weniger drastisch zu formulieren – zu kontrollieren. Dazu kann etwa gehören, dass Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Beschäftigten
- ihre Arbeitszeit effektiv nutzen und Pausenzeiten nicht beliebig lang ausdehnen.
- die Leistung erbringen, die Sie erwarten und für die Sie sie bezahlen.
- nicht zu viel Zeit mit privaten Aktivitäten am Arbeitsplatz verbringen, etwa im Internet zu surfen oder auf Social Media die neuesten Updates zu verfolgen.
- Ihr Unternehmen nicht hintergehen, indem sie Geld oder Waren stehlen.
Oft dient eine Überwachung der Mitarbeiter auch dazu, die Zufriedenheit von Kunden sicherzustellen, indem beispielsweise Telefongespräche zu Schulungszwecken und zur Qualitätssicherung aufgezeichnet werden.
Gute Gründe für die Überwachung von Mitarbeitern aus der Sicht eines Arbeitgebers scheint es also einige zu geben. Allerdings ist längst nicht alles, was sinnvoll scheint und technisch möglich ist, auch zulässig.
GUT ZU WISSEN
Eine Überwachung Ihrer Arbeitnehmer ist nur erlaubt, wenn sie die Privatsphäre nicht verletzt. Sobald Kontrollmaßnahmen in den privaten Lebensbereich und damit in die Persönlichkeitsrechte von Arbeitnehmern eingreifen, ist die Grenze des rechtlich Erlaubten schnell überschritten.
2. Unter welchen Voraussetzungen ist eine Überwachung der Mitarbeiter zulässig?
Ob und in welchem Umfang Arbeitgeber Mitarbeiter überwachen dürfen, hängt von den rechtlichen Rahmenbedingungen ab, die die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte betreffen. Eine zentrale Rolle spielen die Datenschutzgrund-Verordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu). Diese sehen vor, dass jegliche Kontrollmaßnahmen am Arbeitsplatz nur erlaubt sind, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind.
Überwachung muss sich im rechtlichen Rahmen bewegen
Grundsätzlich gilt, dass jeder Arbeitnehmer selbst entscheiden kann, was er anderen mitteilt und wie viel Überwachung er zulässt. Der Schutz seiner personenbezogenen Daten hat oberste Priorität.
Gesetzlich geregelt ist der Datenschutz von Mitarbeiterdaten unter anderem in der Datenschutz-Grundverordnung. Diese legt fest, dass die Daten von Mitarbeitenden nur erhoben und verarbeitet werden dürfen, wenn es eine rechtliche Grundlage gibt. Infrage kommen gemäß Artikel 6 DSGVO die Einwilligung der betroffenen Personen, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder eine Notwendigkeit zur Vertragserfüllung.
Als Arbeitgeber können Sie ein berechtigtes Interesse an einer Mitarbeiterüberwachung haben. Das kann zum Beispiel die Sicherstellung der Betriebssicherheit oder die Vermeidung von Straftaten sein. Doch auch, wenn Ihr Interesse aus Ihrer Sicht berechtigt ist, muss es stets gegen das Recht auf Privatsphäre und Datenschutz abgewogen werden.
SCHON GEWUSST?
In der Regel benötigen Sie daher eine Einwilligung Ihrer Mitarbeitenden in geplante Überwachungsmaßnahmen. Diese muss nicht nur ausdrücklich und freiwillig erfolgen, sondern kann auch jederzeit durch den betroffenen Arbeitnehmer widerrufen werden.
Überwachung muss verhältnismäßig und nachvollziehbar sein
Eine Kontrolle darf nicht übermäßig in die Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden eingreifen. Nicht übermäßig heißt: Eine vollständige, flächendeckende oder dauerhafte Überwachung am Arbeitsplatz ist unzulässig.
Möchten Sie Ihre Mitarbeiter überwachen, sind Sie verpflichtet, diese vorab darüber zu informieren. Dies gilt nicht ausnahmslos, ist aber die Regel. Angestellte verdeckt zu überwachen, ist nur selten und unter strengen rechtlichen Vorgaben zulässig, beispielsweise beim Verdacht einer Straftat.
Überwachung erfordert Zustimmung
Sobald personenbezogene Daten betroffen sind – und ja, dazu gehören Videoaufnahmen und Mitschnitte aus Gesprächen – benötigen Sie als Arbeitgeber eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Dies kann die Einwilligung der betroffenen Personen sein. Diese muss freiwillig, schriftlich und informiert erfolgen.
Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, ist dieser ebenfalls über eine geplante Mitarbeiterüberwachung in Kenntnis zu setzen. Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei sämtlichen technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen und kann ein Veto einlegen.
ACHTUNG
Tabu ist in jedem Fall die private Kommunikation. Weder private Telefonate noch E-Mails, die Ihre Angestellten auf Arbeit schreiben, dürfen überwacht werden.
3. Sind Videoaufnahmen am Arbeitsplatz zulässig?
Video-Überwachung kann ein geeignetes Mittel sein, um das eigene Unternehmen gegen Straftaten abzusichern. Meist finden sich Überwachungskameras an öffentlichen Orten wie Supermärkten, Tankstellen, Einkaufszentren und Sportstätten. Aufgenommen werden dabei nicht nur Kunden und Besucher, sondern auch die Angestellten.
Zulässig sind Videoaufnahmen öffentlicher Räume gemäß § 4 BDSG, wenn die Überwachung
- der Aufgabenerfüllung öffentlicher Stellen dient.
- für die Wahrnehmung des Hausrechts genutzt wird.
- der Wahrnehmung berechtigter Interessen für konkret festgelegte Zwecke dient.
Dabei dürfen die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen (z. B. Arbeitnehmer, Kunden) das Interesse des Unternehmens an der Überwachung allerdings nicht überwiegen.
WICHTIG
In § 4 BDSG geht es um die Überwachung öffentlicher Räume. Diese ist zulässig, sofern eine der oben genannten Bedingungen erfüllt ist. In jedem Fall müssen sowohl Kunden und Besucher als auch Angestellte durch gut sichtbare Aushänge vor dem Betreten der Räumlichkeiten über die Videoaufnahmen informiert werden. Tonaufnahmen sind unzulässig.
Die Videoaufnahmen müssen notwendig sein und einem konkreten Zweck dienen, dürfen also nicht willkürlich als Mittel zur Überwachung von Mitarbeitern eingesetzt werden. Ein Angestellter am Bankschalter darf gefilmt werden, um bei einer Straftat den Täter schneller fassen zu können. Aufnahmen in Lagerräumen (die nicht für jeden zugänglich sind und damit nicht als öffentlicher Raum gelten), um Mitarbeiter ohne Anlass bei vermeintlichen Diebstählen zu überführen, sind hingegen rechtswidrig.
Haben Sie den Verdacht, dass einer Ihrer Beschäftigten Geld entwendet, kann es in Ausnahmefällen legal sein, diesen per Video zu überwachen. Aber Vorsicht: Verhältnismäßig ist das nur dann, wenn Sie alle anderen Mittel (z. B. Konfrontation in einem persönlichen Gespräch) ausgeschöpft haben. Alle Mitarbeiter zu überwachen, bleibt rechtswidrig.
GUT ZU WISSEN
Sobald Videoaufnahmen nicht mehr der Sicherung des Arbeitsplatzes dienen, sondern zur Überwachung der Mitarbeiter genutzt werden sollen, ist Vorsicht geboten – denn allein, dass Sie sich gegen Diebstähle oder Unterschlagung durch Angestellte schützen wollen, rechtfertigt nicht, dass Sie diese überwachen dürfen.
4. Darf ich als Arbeitgeber Telefonate meiner Angestellten mithören?
Das Abhören von Telefonaten kann die Grenze zwischen legitimer Datenerhebung und unzulässiger Überwachung am Arbeitsplatz ebenfalls schnell überschreiten.
Als Unternehmen dürfen Sie Telefongespräche von Arbeitnehmern nur mithören, wenn dies einem konkreten Zweck dient und verhältnismäßig ist. Dies wäre beispielsweise in einem Callcenter oder einer Sales-Abteilung der Fall, wenn die Mitschnitte von Telefonaten zwischen Mitarbeitenden und Kunden zu Schulungszwecken oder zur Qualitätssicherung eingesetzt werden.
Möchten Sie anhand mitgehörter Gespräche die Zufriedenheit Ihrer Kunden evaluieren, ist auch dies nur mit Einwilligung der betroffenen Personen zulässig. Als Unternehmen müssen Sie sowohl die Erlaubnis Ihrer Angestellten als auch die der Kunden einholen.
ACHTUNG
Ohne eine schriftliche Genehmigung ist das Abhören von Telefongesprächen rechtswidrig, da es gegen das Fernmeldegeheimnis verstößt – unabhängig davon, ob Ihr Mitarbeiter ein privates oder geschäftliches Telefonat führt.
Auch wenn Ihnen die Erlaubnis Ihrer Angestellten vorliegt: Beliebig lang oder gar dauerhaft dürfen Sie Kundentelefonate natürlich nicht mithören. Neben einem konkreten Zweck braucht es eine zeitliche Begrenzung.
Private Telefongespräche sind in jedem Fall tabu, und das nicht nur in den Pausen. Was Ihre Mitarbeitenden anderen privat am Telefon erzählen, geht Sie als Vorgesetzten nichts an – auch dann nicht, wenn die Telefonate während der Arbeitszeit stattfinden. Das Fernmeldegeheimnis betrifft sowohl den Inhalt des Gesprächs als auch die Telefonnummer und die Identität des Gesprächspartners.
5. Darf auf Firmenrechnern Überwachungssoftware installiert werden?
Überwachungstools und KI-basierte Software zu Kontrollzwecken gibt es mittlerweile zuhauf. Der ein oder andere Arbeitgeber mag auf die Idee kommen, dass diese Technologien eine gute Option sind, um zu kontrollieren, was die Mitarbeiter während der Arbeitszeit so treiben.
Doch auch hier gilt: Eine heimliche und verdeckte Mitarbeiterüberwachung mittels Software ist nicht erlaubt. Möchten Sie die private Internetnutzung am Arbeitsplatz kontrollieren, brauchen Sie die Zustimmung Ihrer Angestellten. Haben Sie diese nicht, dürfen Sie nicht überprüfen, ob ein Mitarbeiter seiner Arbeit nachgeht oder doch seinen nächsten Urlaub plant oder private Mails schreibt – denn das würde gegen sein Recht auf informationelle Selbstbestimmung verstoßen.
PRAXIS-TIPP
Als Arbeitgeber dürfen Sie allerdings die Internetnutzung von Firmenrechnern und Geräten zum Privatvergnügen verbieten. Regeln Sie das Verbot schriftlich im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung und lassen Sie es von den Mitarbeitern unterschreiben. Verstößt einer Ihrer Angestellten dagegen, können Sie ihn abmahnen.
Haben Sie die private Nutzung von dienstlichen Geräten untersagt, können begrenzte, stichprobenartige Kontrollen zur Überwachung der Mitarbeiter zulässig sein, beispielsweise vom Browserverlauf. Auch kann grundsätzlich das Recht bestehen, E-Mails, die über den Dienst-Account verschickt werden, zu lesen.
Was Angestellte mit ihrem privaten Smartphone machen, liegt hingegen nicht im Einflussbereich von Arbeitgebern. Sie dürfen aber die Netzwerkverbindung zum Firmenanschluss unterbinden und eine Abmahnung im Arbeitsrecht aussprechen, wenn sich nachweisen lässt, dass einer Ihrer Mitarbeiter während der Arbeitszeit nur am Handy hängt. Grundsätzlich ist auch ein privates Handyverbot am Arbeitsplatz zulässig.
6. Ist das Tracking des Standorts via GPS erlaubt?
Kurierfahrer, Mitarbeiter von Lieferdiensten, Lkw-Fahrer und Angestellte im Außendienst werden häufig mittels GPS getrackt. So weiß das Unternehmen jederzeit, an welchem Standort sich die Mitarbeitenden befinden. Auch Geschwindigkeit, Tankinhalt und mehr lassen sich aus der Ferne auslesen. Sinnvoll und notwendig ist das beispielsweise, um Folgefahrten zu organisieren und Routen effizienter zu planen.
Insbesondere in der Speditionsbranche können durch das Monitoring von Echtzeitdaten Staus und Unfälle rechtzeitig umfahren werden, was Zeit und Treibstoff spart. Darüber hinaus helfen GPS-Systeme Unternehmen dabei, Lenk- und Ruhezeiten zu erfassen und sicherzustellen, dass die Fahrer die Vorschriften einhalten, um Bußgelder zu vermeiden.
Solange das GPS-Tracking allein solchen Zwecken dient, ist eine derartige Überwachung erlaubt. Da es sich um personenbezogene Daten handelt, gilt jedoch die DSGVO. Das heißt: Ihre Angestellten müssen dem Tracking vorab freiwillig und ausdrücklich zustimmen.
WICHTIG ZU WISSEN
Eine Totalüberwachung, die in den Privatbereich übergeht, ist in jedem Fall illegal. Spätestens nach Feierabend ist Schluss. Darf der Firmenwagen außerhalb der Arbeitszeit genutzt werden, ist eine Übermittlung von privaten Standorten via GPS unzulässig.
7. Was dürfen Arbeitgeber auf keinen Fall überwachen?
In welchem Rahmen Sie die Aktivitäten in Ihrem Unternehmen und die Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden kontrollieren dürfen, hängt von der Verhältnismäßigkeit ab. Oft kommt es dabei auf die Umstände des Einzelfalls an. Verboten ist in der Regel aber Folgendes:
- Videoaufnahmen in Umkleiden, Toiletten und Duschräumen, Schlafräumen und Pausenräumen
- Heimliche Video- und Tonaufnahmen ohne Zustimmung und Kenntnisnahme der Mitarbeitenden
- Überwachungen ohne Bezug zur konkreten Tätigkeit des Angestellten
- Abhören von Gesprächen über installierte Mikrofone oder mittels Spionage-Software
- Aufzeichnungen von Kundengesprächen ohne Einwilligung der betroffenen Kunden und Arbeitnehmer
- Überwachung des Aufenthaltsorts eines Mitarbeiters außerhalb der Arbeitszeit oder während privater Fahrten per GPS-Tracking
- Überwachungssoftware, die Tastenanschläge aufzeichnet, Bildschirme aufnimmt oder die Internetnutzung ohne Wissen der Mitarbeiter vollständig überwacht
Zwar ist eine ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung für Unternehmen verpflichtend, doch die permanente Überwachung am Arbeitsplatz – insbesondere außerhalb der vertraglich festgelegten Arbeitszeiten – erlaubt das Gesetz nicht. Als Arbeitgeber können Sie nicht verlangen, dass ein Arbeitnehmer Ihnen 24/7 über seine Aktivitäten Auskunft gibt.
8. Was droht bei einer rechtswidrigen Überwachung von Mitarbeitern?
Stellt sich heraus, dass Sie Ihre Mitarbeitenden unverhältnismäßig, dauerhaft, heimlich oder willkürlich überwachen, machen Sie sich haftbar. Die Konsequenzen, die ein solches Fehlverhalten für Sie als Arbeitgeber haben kann, hängen von der Schwere des Verstoßes ab.
Die DSGVO sieht bei Datenschutzverstößen Bußgelder in Höhe von bis zu 20 Mio. Euro bzw. bis zu 4 Prozent des Vorjahresumsatzes vor. So musste z. B. ein Restaurantbetreiber im Saarland 2000 Euro zahlen, weil er im Gastraum mehrere Kameras installiert hatte. Da es sich hierbei allerdings um einen schützenswerten Bereich handelte, war die Video-Überwachung rechtswidrig.
Das Unternehmen notebooksbilliger.de AG musste noch deutlich tiefer in die Tasche greifen: Hier verhängte die Datenschutz-Behörde ein Bußgeld von 10,4 Mio. Euro, weil die Firma ohne Rechtsgrundlage und dauerhaft Mitarbeiter und Kunden auf Verkaufsflächen, in Lagern und Pausenräumen und am Arbeitsplatz per Video überwachte.
ACHTUNG
Unzulässige Tonaufnahmen sind nicht nur eine Ordnungswidrigkeit, die ein Bußgeld nach sich ziehen kann, sondern können auch strafrechtliche Relevanz erlangen. Verstößt die Überwachung von Mitarbeitenden gegen geltendes Recht, droht der verantwortlichen Person eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren.
Der betroffene Arbeitnehmer hat bei einer unzulässigen Überwachung außerdem Anspruch auf Unterlassung und kann von seinem Arbeitgeber Schadensersatz wegen Verletzung seiner Persönlichkeitsrechte fordern.
Die gewonnenen Informationen sind zudem nicht als Beweismittel vor Gericht zugelassen. Im Falle einer strittigen Kündigung im Arbeitsrecht würden solche Aufnahmen Ihre Position als Arbeitgeber in einem Kündigungsschutzprozess somit nicht stärken.
9. Fazit: Mitarbeitende überwachen: Eine gute Idee?
Die Überwachung von Mitarbeitern ist ein sensibles Thema, das zwar Chancen, aber auch erhebliche Risiken birgt. Erlaubt sind Kontrollmaßnahmen am Arbeitsplatz grundsätzlich nur dann, wenn Sie als Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse haben oder Ihre Mitarbeitenden diesen zugestimmt haben. Zudem muss die Überwachung verhältnismäßig sein und darf keine Persönlichkeitsrechte wie das Recht am eigenen Bild verletzen.
Abseits der rechtlichen Grenzen sollten Sie sich aber überlegen, ob eine Überwachung der eigenen Mitarbeiter wirklich zielführend ist. Zwar kann die Kontrolle von Arbeitsprozessen dazu beitragen, ineffiziente Arbeitsweisen zu erkennen und die Produktivität zu steigern.
Eine zu strikte Überwachung am Arbeitsplatz führt jedoch zu Stress und einem Gefühl der ständigen Kontrolle. Haben Ihre Angestellten den Eindruck, dass sie dauerhaft überwacht werden und kein Vertrauen durch Sie als Vorgesetzten erfahren, sind Misstrauen, eine negative Arbeitsatmosphäre, geringere Mitarbeiterzufriedenheit und höhere Fluktuation oft die Folge.
TIPP FÜR ARBEITGEBER
Ist die Überwachung von Räumen in Ihrem Unternehmen notwendig, sollten Sie Ihre Angestellten darüber transparent informieren und wenn erforderlich die Zustimmung in die Maßnahmen einholen. Statt auf Kontrollmaßnahmen zu beharren, empfiehlt es sich meist jedoch, eine Kultur der Eigenverantwortung und des Vertrauens zu fördern.
10. FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Mitarbeiterüberwachung
