Worum geht's?
Im Arbeitsrecht gibt es oft Streit darüber, was in einem wichtigen Gespräch gesagt wurde. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer kommen daher nicht selten auf die Idee, vertrauliche Mitarbeitergespräche vorsichtshalber mit dem Smartphone aufzuzeichnen – schließlich können die Aufnahmen in einem späteren Kündigungsschutzprozess ja die eigene Position stärken – oder? Ob das tatsächlich so ist, ob Gespräche überhaupt aufgezeichnet werden dürfen und falls ja, unter welchen Bedingungen, klären wir in diesem Artikel.
1. Ist es erlaubt, Mitarbeitergespräche aufzunehmen?
Gespräche zwischen Arbeitgebern und ihren Angestellten sind vertraulich und dürfen daher nicht einfach so aufgenommen werden. Das Aufzeichnen per Smartphone oder Diktiergerät ist nur zulässig, wenn das Gegenüber sich damit einverstanden erklärt. Das gilt für Vorgesetzte wie auch für Arbeitnehmer.
Ohne Zustimmung ist eine Aufnahme rechtswidrig und hat ernsthafte Konsequenzen, die von der fristlosen Kündigung bis zur strafrechtlichen Verfolgung und Entschädigungsansprüchen reichen. Auch ein Bußgeld aufgrund eines Verstoßes gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist möglich.
Neben dem Persönlichkeitsrecht der betroffenen Person spielt die DSGVO beim Aufzeichnen von Mitarbeitergesprächen eine wichtige Rolle – denn bei dem, was im Gespräch gesagt wird, handelt es sich um personenbezogene Daten. Diese stehen gemäß der DSGVO unter einem besonderen Schutz.
Unternehmen müssen diesen Schutz sicherstellen – was sie allerdings nicht tun, wenn sie ohne Zustimmung der betroffenen Angestellten Mitarbeitergespräche aufzeichnen.
ACHTUNG
Ohne Einwilligung stellt das Aufzeichnen von Mitarbeitergesprächen eine unzulässige Datenverarbeitung dar. Selbst wenn ein Angestellter in die Tonaufnahme eingewilligt hat, gilt diese Zustimmung nicht unbegrenzt und kann jederzeit widerrufen werden. In diesem Fall müssen die Aufnahmen unverzüglich gelöscht werden.
Die erforderliche Einwilligung müssen natürlich auch Angestellte einholen. Wer sich fragt “Darf ich ein Gespräch mit dem Chef aufnehmen?”, dem sei gesagt: Nur, wenn dieser davon weiß und sich mit der Aufnahme einverstanden erklärt.
2. Wann darf man ein Gespräch auszeichnen?
Ein Gespräch zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern darf nur mit vorheriger Einwilligung aufgezeichnet werden. Ein Recht darauf, diese auch zu bekommen, gibt es nicht. Sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeitende können die Aufnahme verweigern.
Besonderheiten können für Gespräche zwischen Beschäftigten und Kunden gelten. In diesen geht es nicht um die Mitarbeiterentwicklung, sondern um Mitschnitte zur Qualitätssicherung – beispielsweise im Kundenservice.
Hier können Arbeitgeber das stichprobenartige Aufzeichnen der Kundengespräche mit ihren Angestellten vertraglich im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung regeln. Mit seiner Unterschrift erklärt sich der Arbeitnehmer mit den Aufnahmen einverstanden. Vor der Aufzeichnung muss dennoch die Einwilligung des Kunden eingeholt werden.
GUT ZU WISSEN
Die Überwachung von Mitarbeitern ohne deren Zustimmung ist hingegen rechtswidrig. Wer als Arbeitgeber Personalgespräche heimlich aufzeichnet, verletzt die sogenannte Vertraulichkeit des Wortes und riskiert hohe Strafen.
In Ausnahmefällen können heimliche Videoaufnahmen laut Arbeitsrecht zulässig sein – beispielsweise, wenn der konkrete Verdacht einer Straftat besteht.
3. Wie dokumentiert man ein Mitarbeitergespräch?
Ein Mitarbeitergespräch dokumentieren Sie am besten schriftlich. Arbeitgeber sollten sich ohnehin Notizen machen, was der Anlass des Gesprächs ist, um welche Inhalte es ging und was beschlossen wurde. Auch Arbeitnehmern steht es frei, Mitschriften anzufertigen.
Um später – insbesondere im Falle eines Konflikts – nachweisen zu können, was besprochen wurde, ist ein Ergebnisprotokoll sinnvoll. Folgende Punkte sollte das Gesprächsprotokoll umfassen:
- Datum des Gesprächs
- Namen der anwesenden Personen
- Anlass des Gesprächs
- besprochene Themen und Fragen
- Vereinbarungen, Ziele oder Fristen
- daraus resultierende Aufgaben oder Verantwortlichkeiten
- Unterschriften der Gesprächspartner
Nach dem Personalgespräch sollte der Angestellte eine Kopie des Protokolls erhalten und dieses auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen. Durch die Dokumentation haben beide Parteien die Möglichkeit, später nachzuschlagen, was genau besprochen wurde.
4. Heimliche Aufnahme von Gesprächen: Was kann passieren?
Heimliche Gesprächsaufzeichnungen am Arbeitsplatz sind unzulässig und können ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein offizielles Mitarbeitergespräch zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten oder um den privaten Plausch von Kollegen in der Mittagspause handelt.
ACHTUNG
Nicht nur die Verwendung heimlicher Gesprächsmitschnitte ist rechtswidrig, sondern bereits die Aufnahme an sich – auch wenn sie “nur” für den eigenen Gebrauch angefertigt wird.
Heimliche Aufnahmen durch Arbeitgeber
Wer als Arbeitgeber ein Personalgespräch ohne Zustimmung des Arbeitnehmers heimlich mitschneidet, um die Aufzeichnungen später beispielsweise in einem Kündigungsschutzprozess zu verwenden, sollte wissen, dass für diese ein Beweisverwertungsverbot greift.
Da die heimliche Aufzeichnung von persönlichen Gesprächen gemäß der Datenschutzgrundverordnung – an die sich jedes Unternehmen halten muss – eine unbefugte Datenerhebung darstellt, muss der Arbeitgeber zudem mit einem hohen DSGVO-Bußgeld rechnen.
Die Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers kann außerdem einen Entschädigungsanspruch nach sich ziehen. So gestand etwa das Landesarbeitsgericht Hessen in einem Urteil einer Arbeitnehmerin, die heimlich per Video aufgezeichnet wurde, eine Entschädigungszahlung von 7.000 Euro zu (LAG Hessen, Urteil vom 25. Oktober 2010, Az. 7 Sa 1586/09).
Vermuten Arbeitnehmer, dass sie von ihrem Arbeitgeber rechtswidrig überwacht werden, sollten sie sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht wenden.
WICHTIG
Das heimliche Aufzeichnen von Gesprächen kann gemäß § 201 StGB (Strafgesetzbuch) sogar strafbar sein – denn es verletzt nicht nur das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, sondern auch das Recht der Vertraulichkeit des Wortes. Dies kann mit einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit einer Geldstrafe bestraft werden.
Unzulässige Aufzeichnungen durch Arbeitnehmer
Nimmt ein Arbeitnehmer ein Gespräch mit seinem Vorgesetzten heimlich auf, stellt dies eine schwerwiegende Verletzung der arbeitsvertraglichen Rücksichtnahmepflichten dar. Eine solche Verletzung kann eine fristlose Kündigung nach sich ziehen – ohne dass es einer vorherigen arbeitsrechtlichen Abmahnung bedarf.
In einem Fall aus dem Jahr 2017 hatte ein Mitarbeiter beispielsweise heimlich ein Personalgespräch mit seinem Vorgesetzten und dem Betriebsrat aufgenommen. Als der Arbeitgeber davon erfuhr, kündigte er das Arbeitsverhältnis fristlos. Der Mitarbeiter versuchte mit einer Kündigungsschutzklage die Kündigung abzuwehren – doch erfolglos.
Obwohl er argumentierte, nicht gewusst zu haben, dass die Gesprächsaufzeichnung rechtswidrig war und sein Handy ohnehin offen vor ihm auf dem Tisch gelegen habe, gab ihm das Arbeitsgericht nicht recht. Der Mitarbeiter hätte darauf hinweisen müssen, dass das Mikrofon aktiviert war. Da er das nicht tat, stellte der Mitschnitt einen Verstoß gegen die Persönlichkeitsrechte des Arbeitgebers dar – Grund genug für eine fristlose Kündigung (LAG Hessen, Urteil vom 23.08.2017, Az. 6 Sa 137/17).
In einem anderen Fall aus dem Jahr 2016 entschied das Landesarbeitsgericht ähnlich. Auch hier hatte eine Angestellte ein Mitarbeitergespräch mit dem Smartphone aufgezeichnet, ohne ihren Vorgesetzten rechtzeitig darüber zu informieren. Als die heimliche Aufnahme im Kündigungsschutzprozess zur Sprache kam, stärkte sie nicht wie von der Angestellten erhofft die eigenen Rechte, sondern brachte ihr eine weitere Kündigung und eine Strafanzeige ein.
Auch wenn es dem Gericht auf die strafrechtliche Beurteilung nicht ankam, entschied es im Kündigungsschutzprozess zugunsten des Arbeitgebers: Da die Beschäftigte ihre arbeitsvertraglichen Rücksichtnahmepflichten so schwer verletzt hatte, dass eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr zumutbar war, sei die Kündigung zulässig (LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 03.02.2016, Az. 7 Sa 220/15).
WICHTIG FÜR ARBEITNEHMER UND ARBEITGEBER
Sie sehen: Heimliche Mitschnitte von Personalgesprächen sind nicht das richtige Mittel, um die eigene Position zu stärken. Sie können nicht nur eine fristlose Kündigung auf Arbeitnehmerseite und Bußgelder und Entschädigungsansprüche auf Arbeitgeberseite auslösen, sondern auch eine Strafanzeige nach sich ziehen. Sehen Sie daher unbedingt davon ab, Gespräche ohne Einwilligung der betroffenen Personen aufzuzeichnen.
