Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Worum geht's?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist für viele Arbeitnehmer die Basis für ihre weitere Karriere, wenn sie ein Unternehmen verlassen. Daher haben sie auch einen gesetzlichen Anspruch darauf. Das Arbeitszeugnis muss dabei nicht nur wohlwollend formuliert sein und die Leistungen des Arbeitnehmers fair bewerten, sondern auch den rechtlichen Anforderungen genügen. Oft gelingt das nicht – und Arbeitnehmer und Arbeitgeber landen im Streit um ein wohlwollendes Arbeitszeugnis vor Gericht. Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir Ihnen hier alles Wichtige zum Thema zusammengefasst.

1. Was versteht man unter einem qualifizierten Arbeitszeugnis?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist ein Dokument, das ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses ausstellt. Es dient dazu, dem Beschäftigten selbst sowie zukünftigen Arbeitgebern einen Eindruck über dessen Leistungen und sein Verhalten während der Anstellung zu vermitteln.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis umfasst somit nicht nur Angaben über die Tätigkeiten des Arbeitnehmers, sondern auch detaillierte Ausführungen zu Leistungen, Sozialverhalten und dem Auftreten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden.

Was ist der Unterschied zwischen einem normalen Arbeitszeugnis und einem qualifizierten Arbeitszeugnis?

Der Unterschied zwischen einem normalen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis liegt in dessen Umfang. Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält lediglich Informationen über die Tätigkeit, die Dauer der Beschäftigung und den Verantwortungsbereich des Angestellten.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist ausführlicher: Hier geht es nicht nur um die Arbeitsbereiche, in denen der Beschäftigte tätig war, sondern auch darum, wie er seine Aufgaben erledigte und wie er sich im Geschäftsalltag verhalten hat. Durch die Ausführungen zu Leistungen und Sozialverhalten des Angestellten ist es deutlich länger als ein einfaches Arbeitszeugnis.

2. Wer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis haben alle Angestellten – ob Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigte, Praktikanten, Minijobber, studentische Hilfskräfte, Leiharbeiter oder Auszubildende macht dabei keinen Unterschied.

Für Freelancer, selbstständige Honorarkräfte, Freiberufler und andere Selbstständige, die für ein Unternehmen arbeiten, besteht hingegen kein gesetzlicher Anspruch.

Ab wann besteht der Anspruch?

Der Anspruch auf Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses entsteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw. ab dem Zeitpunkt der Kündigung. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob Sie Ihrem Angestellten kündigen oder dieser aus eigenen Stücken das Beschäftigungsverhältnis beendet – er muss das Zeugnis jedoch aktiv von Ihnen einfordern.

Eine Ausnahme besteht für Auszubildende: Sie haben mit Beendigung ihrer Ausbildung automatisch einen gesetzlichen Anspruch auf ein faires, qualifiziertes Zeugnis.

Besteht der Anspruch auch während der Probezeit?

Ja, Arbeitnehmer haben bereits während der Probezeit Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis – auch dann, wenn das Arbeitsverhältnis nach deren Ablauf nicht fortgeführt wird.

Für Sie als Arbeitgeber kann das zur Herausforderung werden, wenn Sie das Verhalten eines Angestellten beurteilen sollen, der nur für wenige Wochen bei Ihnen angestellt war. Oftmals ist eine umfassende und ehrliche Einschätzung des Sozialverhaltens, der Soft Skills und der konkreten Leistungen bei einer kurzen Beschäftigungsdauer nur schwer möglich.

Fordert ein Arbeitnehmer während oder nach der Probezeit ein qualifiziertes Arbeitszeugnis von Ihnen, sollten Sie diesem Wunsch dennoch nachkommen: Gemäß § 109 GewO (Gewerbeordnung) haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Eine gesonderte Vorschrift, ab wann dieser Anspruch frühestens entsteht, gibt es im Arbeitsrecht jedoch nicht.

3. Sind Arbeitgeber verpflichtet, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen?

Ja, als Arbeitgeber können Sie verpflichtet sein, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen. Arbeitnehmer haben grundsätzlich nämlich ein Wahlrecht: Sie können sich zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis entscheiden.

Andererseits gilt aber auch: Stellen Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus, obwohl Ihr Mitarbeiter dieses gar nicht verlangt hat, kann er es zurückweisen und sich auf die Ausstellung eines einfachen Zeugnisses berufen.

Verlangt Ihr Arbeitnehmer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, müssen Sie ihm dieses in angebrachter Form aushändigen: Er hat Anspruch auf eine ausgedruckte, ordentliche Version des Zeugnisses. Die elektronische Erteilung per E-Mail ist hingegen gemäß der Gewerbeordnung ausgeschlossen.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist übrigens nicht das Gleiche wie ein Schulzeugnis. daher ist die tabellarische Form unzulässig. Konkret bedeutet das: Schulnoten von „sehr gut“ über „gut“ bis „befriedigend“, mit denen Aspekte wie Fachkenntnisse, Qualifikationen, Arbeitsqualität und Pünktlichkeit bewertet werden, haben in einem qualifizierten Zeugnis nichts zu suchen.

Das Bundesarbeitsgericht entschied in einem Urteil, dass ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auf den Arbeitnehmer zugeschnitten sein muss und dessen Leistung und Verhalten dokumentieren soll. Dies sei nur möglich in einem Fließtext – eine tabellarische Darstellung von Tätigkeiten mit einer Schulnotenvergabe reicht nicht aus. Für Arbeitgeber sind gerade die individuellen Eigenschaften, Kenntnisse und Fähigkeiten des Arbeitnehmers von Interesse – die aber in einer tabellarischen Form zu kurz kommen (BAG, Urteil vom 27.04.2021, Az. 9 AZR 262/20).

4. Wie sollte ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aussehen?

Zwar schreibt die Gewerbeordnung vor, dass weder einfache noch qualifizierte Arbeitszeugnisse in elektronischer Form ausgestellt werden dürfen, doch zum Aufbau und Inhalt macht sie keine Vorgaben.

Grundsätzlich sollten Sie darauf achten, dass Ihre Ausführungen der Wahrheit entsprechen und Ihren Arbeitnehmer nicht in einem schlechten Licht darstellen. Auch wenn es Diskrepanzen zwischen Ihnen gegeben haben sollte – denken Sie immer daran: Sie nehmen durch das Zeugnis erheblichen Einfluss auf die weitere berufliche Laufbahn Ihres ehemaligen Mitarbeiters.

Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses trifft Sie als Arbeitgeber eine nachwirkende Fürsorgepflicht. Das heißt, dass Sie Angestellten nicht durch ein nachteilig formuliertes Zeugnis die neue Jobsuche erschweren dürfen.

Folgende Punkte sollte das Arbeitszeugnis in jedem Fall enthalten:

• Überschrift: Machen Sie klar, dass es sich um ein Zeugnis handelt (z. B. durch Formulierungen wie „Qualifiziertes Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“)
• Angaben zum Arbeitnehmer: Vollständiger Name, Geburtsdatum und Geburtsort, Eintritts- und Austrittsdatum des Arbeitsverhältnisses
• Angaben zum Unternehmen: Name und Anschrift Ihres Unternehmens, ggf. Branche oder Geschäftszweck
• Ausstellungsdatum: Datum des letzten Arbeitstages
• Positions- und Tätigkeitsbeschreibung: Bezeichnung der ausgeübten Position des Arbeitnehmers (z. B. „Vertriebsleiter“, „Softwareentwickler“ etc.) sowie seiner Aufgaben, Zuständigkeiten und Abteilungen
• Leistungsbeurteilung: Bewertung von fachlicher Qualifikation, Arbeitserfolg, Arbeitsqualität, Fachkenntnissen, Problemlösungsfähigkeiten etc.
• Einsatzbereitschaft und Arbeitsmotivation: Erfolge und besondere Leistungen (z. B. Projekte oder Ziele, die der Angestellte während der Beschäftigung abgeschlossen bzw. erreicht hat), ggf. Bewertung der Führungsqualitäten
• Verhaltensbeurteilung: Beurteilung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden; Ausführungen zu Teamfähigkeit, Kompromissbereitschaft, Kommunikationsfähigkeit und sozialen Kompetenzen
• Beendigungsgrund: Trennungsgrund z. B. auf eigenen Wunsch oder aufgrund betriebsbedingter Gründe (nur wenn vom Arbeitnehmer gewünscht)
• Schlussformel: Bedauern über das Ausscheiden des Mitarbeiters (optional, unterstreicht aber Ihre Wertschätzung für den Mitarbeiter), Danksagung, Zukunftswünsche
• Ort, Datum, Unterschrift: Ort und Datum der Ausstellung, Unterschrift des Arbeitgebers bzw. der berechtigten Person (z. B. Vorgesetzter, Abteilungs- oder Personalleiter), ggf. Firmenstempel

Waren Sie mit den Leistungen Ihres Angestellten zufrieden, sollten Sie dies auch so formulieren. Beschreiben Sie seine Tätigkeiten ausführlich und heben Sie hervor, warum Sie die Leistungen wertschätzen. So erhält nicht nur Ihr Mitarbeiter, sondern auch ein zukünftiger Arbeitgeber einen fairen und vollständigen Eindruck.

Sören SiebertRechtsanwalt

Noch ein Tipp: Das Wichtigste sollte im Arbeitszeugnis immer zuerst kommen. Beschreiben Sie die Tätigkeiten des Mitarbeiters und achten Sie darauf, keine Nebensächlichkeiten aufzunehmen.

5. Formulierungen im Arbeitszeugnis: Darauf sollten Arbeitgeber achten

In Arbeitszeugnissen sind bestimmte Formulierungen und Phrasen gängig. Weichen Sie von diesen nicht ab. Arbeitszeugnisse folgen einem typischen Aufbau und enthalten bestimmte Bestandteile. Fehlen diese oder ändern Sie die Abfolge, kann das einen negativen Eindruck hervorrufen – und zwar sowohl bei Ihrem Arbeitnehmer als auch bei neuen Vorgesetzten.

Welche Formulierungen sind typisch in Arbeitszeugnissen?

Formulierungen, mit denen Sie die Leistungen und das Sozialverhalten Ihres Arbeitnehmers einschätzen, müssen der Wahrheit entsprechen. Negative Anmerkungen sind zwar grundsätzlich erlaubt – allerdings nur dann, wenn sie nicht dazu dienen, seiner weiteren Karriere bewusst zu schaden.

Aus diesem Grund haben sich bestimmte Ausdrücke durchgesetzt, die übergreifend für die Leistungsbewertung eingesetzt werden und den Noten 1 bis 6 entsprechen. Zwischen den Zeilen lässt sich die “eigentliche” Bedeutung der Beurteilung lesen. Als Faustformel gilt: Dreifache Steigerungen stehen in der Zeugnissprache für sehr gute Leistungen und zweifache für gute Leistungen.

Zu den typischen Formulierungen gehören:

• "erledigte zugeteilte Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.": Sehr gute Leistung (1)
• “erledigte zugeteilte Aufgaben stets zur vollen Zufriedenheit“: Gute Leistung (2)
• “erledigte zugeteilte Aufgaben stets zur Zufriedenheit“: Befriedigende Leistung (3)
• “erledigte zugeteilte Aufgaben zur Zufriedenheit“: Ausreichende Leistung (4)
• “hat die Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt”: Mangelhafte Leistung (5)
• “Arbeitsqualität entsprach meistens den Anforderungen”: Ungenügende Leistung (6)

Welche Formulierungen gehören nicht ins qualifizierte Arbeitszeugnis?

Neben Formulierungen, die typischerweise in Arbeitszeugnissen verwendet werden, gibt es auch eine Reihe von Ausführungen, die nicht genutzt werden dürfen. Verboten sind Anmerkungen über:

• Schwangerschaft, Mutterschutz und Elternzeit
• Krankheiten und Schwerbehinderung
• Anzahl der Fehltage (nur erlaubt, wenn die Arbeitsleistung durch das Fehlen stark beeinträchtigt wurde, d. h. bei ca. 50 % Abwesenheit)
• Religionszugehörigkeit
• Sexuelle Orientierung und außerdienstliches Verhalten
• Konkrete Gehaltsangaben
• Nebentätigkeiten und Ehrenamt
• Straftaten (nur erlaubt, wenn sie im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen)
• Arbeitsrechtliche Abmahnungen
• Mitgliedschaft im Betriebsrat, Gewerkschaft oder Partei (nur wenn vom Arbeitnehmer ausdrücklich erwünscht)
• Kündigungs- bzw. Trennungsgrund (nur wenn vom Arbeitnehmer ausdrücklich erwünscht)

Auch sogenannte Geheimcode-Formulierungen, bei denen das Gemeinte dem Gesagten widerspricht, sind nicht erlaubt. Arbeitnehmer und zukünftige Arbeitgeber müssen die Ausführungen unmissverständlich verstehen – ohne Raum für Interpretationen und Spekulationen.

6. Welche rechtlichen Anforderungen bestehen an ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Als Arbeitgeber haben Sie eine Wohlwollenspflicht: Verlässt ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen, sind Sie verpflichtet, ihm ein positives Arbeitszeugnis auszustellen, das ihm die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz erleichtert – nicht erschwert.

Waren Sie mit den Leistungen des Mitarbeiters nicht zufrieden, bedeutet das nicht, dass Sie im Arbeitszeugnis lügen müssen. Auch negative Aspekte dürfen erwähnt werden, sofern sie wahr und relevant sind. Allerdings müssen diese Aspekte positiv und konstruktiv (sprich wohlwollend) formuliert sein.

Dafür haben sich bestimmte Ausdrücke und Phrasen durchgesetzt, mit denen sich mittelmäßige oder schlechte Arbeitsleistungen umschreiben lassen. Eine dieser bekannten Phrasen ist z. B. “Er/sie hat sich stets bemüht”. Was auf den ersten Blick positiv klingen mag, entspricht eher der Note Mangelhaft bis Ungenügend.

Allerdings haben Arbeitnehmer gemäß einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts das Recht auf ein Zeugnis, das mindestens der Note “befriedigend (3)” entspricht (BAG, Urteil vom 18.11.2014, Az. 9 AZR 584/13). Schlechtere Bewertungen müssen Sie nicht nur begründen, sondern auch beweisen können.

Arbeitszeugnisse müssen weiterhin einen Dokumentencharakter aufweisen. Das bedeutet:

• Es braucht eine entsprechende Überschrift wie “Qualifiziertes Arbeitszeugnis”
• Das Zeugnis muss dem Mitarbeiter in ausgedruckter Form ausgehändigt werden.
• Die Ausstellung per Mail ist nicht erlaubt.
• Es sollte auf Firmenpapier gedruckt werden.
• Es darf weder Schreib- noch Formatierungsfehler enthalten.

7. Welche Fristen müssen Arbeitgeber für die Ausstellung des Arbeitszeugnisses beachten?

Für die Ausstellung des Arbeitszeugnisses sollten Sie sich als Arbeitgeber nicht allzu lange Zeit lassen – schließlich ist die Leistungsbewertung nicht nur wichtig für potenzielle neue Arbeitgeber, sondern auch Ausdruck Ihrer Wertschätzung für den ausscheidenden Mitarbeiter.

Der Anspruch auf das Arbeitszeugnis entsteht mit der Kündigung bzw. mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Der Arbeitnehmer kann diesen Anspruch innerhalb von einem Jahr einfordern. Nach der Anfrage sollten Sie seiner Bitte zeitnah nachkommen und binnen zwei Wochen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen.

Alternativ haben Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit, die Ausstellungsfristen individuell im Arbeits- oder Tarifvertrag zu regeln. Dafür legen Sie im Vertrag eine Verfallsfrist bzw. Verfallsklausel fest: Diese definiert, innerhalb welcher Frist Arbeitnehmer ihren Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis geltend machen müssen, damit dieser nicht erlischt – beispielsweise innerhalb von vier Wochen nach der Kündigung. Auf unangemessen kurze Fristen von wenigen Tagen sollten Sie aber natürlich verzichten.

Ohne individuelle Vereinbarungen erlischt der Anspruch in der Regel nach drei Jahren.

8. Was tun, wenn Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis anfechten wollen?

Da ein qualifiziertes Zeugnis oft entscheidend für die weitere berufliche Laufbahn ist, haben Arbeitnehmer ein Recht darauf, dass dieses wohlwollend, fehlerfrei und angemessen verfasst ist.

Schleichen sich Fehler ein – ob im Layout, bei der Rechtschreibung oder in den Formulierungen – hat Ihr Angestellter das Recht auf Korrektur. Kommen Sie diesem Verlangen zeitnah nach und stellen Sie ihm ein neues, fehlerfreies Zeugnis aus.

Sören SiebertRechtsanwalt

Verwehren dürfen Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nicht – sonst kann Ihr Arbeitnehmer seinen Anspruch gerichtlich durchsetzen. Als Vorgesetzter tun Sie gut daran, eine gerichtliche Auseinandersetzung zu vermeiden, denn diese kostet nicht nur Geld und Nerven, sondern fördert auch nicht gerade Ihre Reputation als Arbeitgeber.

Seien Sie daher wohlwollend, kommen Sie ausscheidenden Mitarbeitenden entgegen und beenden Sie Arbeitsverhältnisse fair und respektvoll. Lassen Sie Arbeitnehmer nicht unnötig lang auf ihr Arbeitszeugnis warten – ganz gleich, welche Seite gekündigt hat.

9. FAQ: Häufige Fragen zum qualifizierten Arbeitszeugnis

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