Worum geht's?
Auch wenn sich die meisten Unternehmen mittlerweile bewusst sind, wie wichtig Social Media für das Recruiting neuer Mitarbeitender ist, so steht es um das Wissen über die rechtlichen Grenzen dieser Art von Personalbeschaffung meist nicht besonders gut. Nicht nur aus datenschutzrechtlicher Sicht, sondern auch hinsichtlich Arbeitsrecht, Wettbewerbsrecht und den Persönlichkeitsrechten der Bewerber gibt es einiges zu beachten. Wir zeigen, welche rechtlichen Fallstricke Sie als Arbeitgeber vermeiden sollten.
1. Was versteht man unter Social Media Recruiting?
Unter Social Media Recruiting – auch Social Recruiting oder Social Media Recruitment genannt – versteht man die Nutzung sozialer Netzwerke zur Gewinnung neuer Mitarbeitender. Unternehmen verwenden dabei Plattformen wie LinkedIn, Xing, Facebook, Instagram und TikTok, um mit potenziellen Arbeitnehmern in Kontakt zu treten, sich als geeigneter Arbeitgeber zu präsentieren und offene Stellen auszuschreiben.
Das Ziel: In Zeiten des Fachkräftemangels passende Mitarbeiter anzuwerben – und zwar dort, wo diese sich ohnehin regelmäßig aufhalten.
Social Recruiting funktioniert dabei in zwei Richtungen:
- als passive Suche durch Ausschreibungen vakanter Stellen
- als aktive Suche nach geeigneten neuen Mitarbeitenden (Active Sourcing)
Auf berufsbezogenen Social Media Kanälen wie Xing und LinkedIn können Unternehmen beide Varianten nutzen: Sie können als Recruiting-Strategie sowohl Jobangebote posten als auch gezielt durch das eigene HR-Team oder durch Beauftragung eines Headhunters bzw. einer Recruiting-Agentur geeignete Kandidaten kontaktieren.
2. Welche Bedeutung hat Recruiting über Social Media für Unternehmen?
Unternehmen haben dank Social Media die Möglichkeit, Stellenangebote einem breiten Publikum und einer Vielzahl potenzieller Bewerber zugänglich zu machen. Per Nachricht lassen sich geeignete Kandidaten schnell und unkompliziert ohne formalen Bewerbungsprozess kontaktieren. Im Vergleich zu traditionellen Recruiting-Strategien wie Jobmessen oder Printanzeigen fallen für Social Recruiting zudem weniger Kosten an.
Auch für das Employer Branding ist Social Media unerlässlich geworden: Mit authentischen Darstellungen von Firmenveranstaltungen, Geschäftsalltag und beruflichen Erfolgen sowie positiven Stimmen anderer Mitarbeiter können sich Arbeitgeber von Wettbewerbern abheben und Fachkräfte für offene Stellen gewinnen.
WICHTIG ZU WISSEN
Trotz der vielen Vorteile bringt Social Recruiting auch rechtliche Herausforderungen mit sich – insbesondere, was den Datenschutz von Bewerberdaten betrifft. Viele Unternehmen möchten vor der Einstellung eines neuen Mitarbeiters einen Background-Check in den sozialen Medien machen. Ohne Berücksichtigung von Datenschutz und Persönlichkeitsrechten geht das jedoch nicht.
3. Darf ich als Arbeitgeber nach Bewerbern in sozialen Netzwerken recherchieren?
Soziale Netzwerke verraten so einiges über eine Person – oftmals weit mehr als Lebenslauf und Anschreiben. Doch nicht alles, was Arbeitgeber über die sozialen Netzwerke wie Facebook, LinkedIn oder Instagram finden, darf auch in den Recruitingprozess einfließen.
Als Arbeitgeber müssen Sie sich in jedem Fall an die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) halten. Die DSGVO legt fest, unter welchen Bedingungen Daten von Arbeitnehmern verarbeitet werden dürfen. Das BDSG spezifiziert diese Vorschriften.
So regelt etwa § 26 Abs. 1 BDSG, dass die personenbezogenen Daten von Beschäftigten (das heißt auch von Bewerbern) nur dann verarbeitet werden dürfen, wenn das Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran an – das heißt, “wenn dies für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses […] erforderlich ist.“
Social-Media-Check erfordert berechtigtes Interesse
Für den Hintergrundcheck eines Bewerbers bedeutet das: Sie brauchen ein Interesse an der Datenerhebung, das schwerer wiegt als das Interesse des Kandidaten auf Geheimhaltung, wenn Sie dessen personenbezogene Daten ohne Einwilligung erheben möchten. Die Recherche nach dem Bewerber auf Social Media zählt als eine solche Datenerhebung.
Unterschieden wird in diesem Zusammenhang zwischen zwei Arten von Social Media Plattformen:
- freizeitorientierte Social Media Kanäle wie Facebook, Instagram und TikTok
- berufsorientierte Business-Netzwerke wie Xing und LinkedIn
GUT ZU WISSEN
Bei berufsbezogenen Social Media Plattformen wird davon ausgegangen, dass Unternehmen ein berechtigtes Interesse an der Datenerhebung im Rahmen des Social Recruitings haben – denn hier teilen Personen Informationen in ihrer Rolle als Arbeitnehmer. Sie dürfen das öffentliche Profil eines Bewerbers auf LinkedIn oder Xing somit ohne Erlaubnis durchsuchen, um einen Eindruck von der Eignung als Mitarbeiter zu gewinnen.
Gleiches gilt für objektive Informationen, die Sie über Suchmaschinen wie Google finden – auch hier benötigen Sie keine Einwilligung, wenn der Bewerber diese offensichtlich selbst zugänglich gemacht hat. Laut DSGVO sind personenbezogene Daten in einem solchen Fall weniger schutzwürdig. Informieren sollten Sie die Kandidaten über eine Google-Recherche dennoch.
Kein Bewerbercheck auf Insta, Facebook & Co.
Bei freizeitorientierten Netzwerken ist das anders. Accounts auf Instagram, TikTok und Facebook sind für die Informationsbeschaffung über potenzielle neue Mitarbeitende tabu. Es geht Arbeitgeber nichts an, was jemand in seiner Freizeit privat postet. Fotos und Posts für Freunde und Bekannte sind auch nur für diese bestimmt – respektieren Sie Privates.
Um rechtliche Risiken zu vermeiden, sollten Sie sich als Arbeitgeber auf berufliche Netzwerke beschränken. Informationen, die Bewerber in sozialen Medien exklusiv für andere Personen – etwa in geschlossenen Gruppen – veröffentlichen, sind durch das Persönlichkeitsrecht geschützt und dürfen nicht ohne Einwilligung für die Mitarbeitergewinnung über Social Media verwendet werden.
Für eine Recherche in privaten Social Media Accounts brauchen Sie die ausdrückliche und freiwillige Einwilligung des Bewerbers. Sie dürfen den Bewerbungsprozess also nicht an einen verpflichtenden Social-Media-Check knüpfen – das wäre unzulässig.
4. Background-Check: Erlaubt oder nicht? Beispiele aus der Rechtsprechung
Bei der Frage, ob Background-Checks auf Social Media oder das Googlen von Bewerbern zulässig sind, kommt es wie so oft auf den Einzelfall an. Was angemessen ist und was nicht, sehen oftmals nicht nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedlich, sondern auch die Gerichte, wie die Beispiele aus der Rechtsprechung zeigen.
Urteil: Check in privaten Social Media Profilen kann in Ausnahmefällen gerechtfertigt sein
Auch wenn sich die Recherche nach Informationen in sozialen Medien auf berufsorientierte Netzwerke beschränken sollte, kann es in Ausnahmefällen zulässig sein, private Accounts auf Instagram oder Facebook zu checken, entschied das Verwaltungsgericht Aachen.
RECHTSTIPP
Wer als Arbeitnehmer öffentlich unter Klarnamen kommentiert, muss damit rechnen, dass der künftige Arbeitgeber die Äußerungen bei seiner Entscheidung berücksichtigt. Kommt es in diesem Zusammenhang zu untragbaren Aussagen, kann auch eine bereits erfolgte Einstellungszusage zurückgezogen werden.
In dem Fall hatte ein Bewerber die Zusage für eine Anstellung bei der Bundespolizei erhalten. In den Monaten vor Antritt der Stelle fielen jedoch mehrere seiner Facebook-Posts auf, die die Entscheidung infrage stellten. Unter anderem ging es um die Karikatur eines Mannes, der sich mit einer Regenbogenfahne den Hintern abwischte und die der Bewerber geliked hatte. An anderer Stelle hatte er das Foto eines gegen ihn verhängten Fahrverbots veröffentlicht und mit einem Mittelfinger-Emoji versehen.
Die Posts ließen bei den zuständigen Stellen Zweifel an der Tauglichkeit des Mannes für den Polizeidienst aufkommen und führten schließlich zur Absage. Dies wollte der Bewerber nicht akzeptieren und strebte beim Verwaltungsgericht seine Einstellung mittels einstweiliger Anordnung an. Das Gericht kam jedoch zum gleichen Ergebnis wie die Bundespolizei.
Da der Polizeiberuf durch ein besonderes Maß an Kontakt mit Menschen geprägt sei, die sich hinsichtlich Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Weltanschauung und Gesellschaftsschicht unterscheiden, braucht es Toleranz und Neutralität. Allein ein Like der eindeutig homophoben Karikatur reiche aus, um die Eignung für den Dienst zu verneinen (VG Aachen, Urteil vom 26.08.2021, Az. 1 L 480/21).
Urteil: Google-Recherche bedarf vorheriger Aufklärung des Bewerbers
Das Landesarbeitsgericht Düsseldorf grenzte in einem Urteil die Recherchebefugnis von Arbeitgebern hingegen ein. In dem Fall hatte ein öffentlicher Arbeitgeber bei einem Bewerber einen Background-Check durchgeführt, indem er seinen Namen googelte. Dabei kam heraus, dass gegen ihn eine Verurteilung wegen Betrugs vorlag. Der Arbeitgeber entschied sich aus diesem Grund gegen den Bewerber.
Der Kandidat erfuhr davon und klagte, da er über die Google-Recherche nicht rechtzeitig informiert worden war. Das Gericht gab ihm Recht: Auch wenn der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an dem Background-Check gehabt hatte, so hätte er den Bewerber dennoch frühzeitig über die Datenerhebung aufklären müssen.
Da eine solche Aufklärung nicht erfolgte, sprach das Landesarbeitsgericht dem Bewerber Schadensersatz in Höhe von 1.000 Euro zu. (LAG Düsseldorf, Urteil vom 10.04.2024, Az. 12 Sa 1007/23)
WICHTIG
Klären Sie Bewerber frühzeitig im Bewerbungsprozess darüber auf, welche Daten Sie wo und zu welchem Zweck erheben, wie lange diese gespeichert werden und was mit diesen passiert. Kommen Sie Ihrer Informationspflicht nicht nach, können Schadensersatzansprüche und DSGVO-Bußgelder drohen.
5. Was müssen Unternehmen beim Active Sourcing beachten?
Besondere rechtliche Anforderungen gelten beim Social Media Recruiting, wenn sich Unternehmen selbst proaktiv auf die Suche nach Bewerbern begeben.
Beim sogenannten Active Sourcing weiß der potenzielle neue Mitarbeiter erst einmal nichts von der Absicht des Unternehmens. Daher wiegen seine Interessen am Schutz seiner personenbezogenen Daten schwerer als die Interessen des Unternehmens an einer Anstellung der Person. Das betrifft auch Daten, die öffentlich zugänglich sind.
Um einen potenziellen Arbeitnehmer zu kontaktieren, benötigen Sie dessen Einwilligung. Geben Sie sich bei der Kontaktaufnahme direkt als Unternehmen bzw. Headhunter zu erkennen, kommunizieren Sie Ihre Absichten transparent und holen Sie sich die Erlaubnis der Person ein, wenn Sie ihre Daten zum Zwecke der Mitarbeitergewinnung über Social Media weitergeben möchten.
SCHON GEWUSST?
Nicht nur der Datenschutz spielt beim Active Sourcing eine Rolle, sondern auch das Wettbewerbsrecht. Gemäß § 7 UWG sollten Sie es vermeiden, wahllos eine Vielzahl an Kandidaten anzuschreiben – denn das kann als unzumutbare Belästigung gewertet werden und gegen das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) verstoßen.
Seien Sie auch vorsichtig beim Abwerben von fremden Kollegen – denn auch das kann einen Wettbewerbsverstoß darstellen und eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung nach sich ziehen. Zwar ist Abwerben grundsätzlich erlaubt (und oftmals die einzige Methode, um qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen), allerdings gibt es Grenzen. Sie dürfen Arbeitnehmer etwa weder aktiv zum Vertragsbruch anstiften noch das andere Unternehmen absichtlich wirtschaftlich schwächen.
6. Welche arbeitsrechtlichen Pflichten haben Arbeitgeber bei Bewerbungen über Social Media?
Bei der Mitarbeitersuche über Social Media spielen nicht nur Datenschutz und Wettbewerbsrecht eine Rolle, sondern natürlich auch das Arbeitsrecht.
Grundsätzlich gelten für Bewerbungen über Social Media die gleichen arbeitsrechtlichen Vorgaben wie für alle anderen Bewerbungen. Jobangebote und Stellenausschreibungen müssen unter anderem die Vorschriften des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) erfüllen:
- Arbeitgeber müssen Bewerber frei von Diskriminierung behandeln, hinsichtlich Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.
- Auch im Social Recruiting dürfen Arbeitgeber keine Informationen nutzen oder bewerten, die zu einer Diskriminierung führen könnten.
- Neben dem weiblichen und dem männlichen Geschlecht muss eine dritte Option (“Divers”) zur Wahl stehen. Dem können Sie in der Stellenanzeige z. B. durch den Zusatz “m/w/d” nachkommen.
PRAXIS-TIPP
Gestalten Sie Ihren Bewerbungsprozess transparent und fair – sei es auf Social Media, auf Jobportalen, in Karriere-Netzwerken oder anderen Kanälen. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, hilft es, Social Media Guidelines zu erarbeiten, in denen Sie festhalten, welche Informationen von Bewerbern relevant sind, welche erhoben werden dürfen und wie diese im Recruitingprozess zu behandeln sind.
7. Was gilt in Bezug auf Datenspeicherung und Löschfristen von Online-Bewerbungen?
Für größere Unternehmen sind Online-Bewerbungen längst Standard und auch bei kleineren Firmen geht der Anteil an Stellenanzeigen, die noch in Zeitungen veröffentlicht werden, mehr und mehr zurück. Ob über Karriere-Netzwerke wie Xing und LinkedIn oder auf Jobportalen wie Indeed und Stepstone: Schnell kommen hier riesige Mengen an Bewerberdaten zusammen.
Beliebig lang dürfen Unternehmen diese nicht speichern – denn gemäß DSGVO sind Arbeitgeber auch in Bewerbungsprozessen zur Datensparsamkeit aufgerufen. Bewerberdaten dürfen nur für die Dauer des Verarbeitungszwecks gespeichert werden.
Werden die Daten nicht mehr benötigt – etwa, weil der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist oder Sie sich für einen anderen Kandidaten entschieden haben – und gibt es auch sonst keine rechtliche Grundlage, müssen Sie die Daten von allen Datenträgern löschen. Erstellen Sie dafür (unter Umständen gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten) ein DSGVO-konformes Löschkonzept.
Betroffene Personen haben laut DSGVO ein Recht auf Löschung und Berichtigung ihrer Daten. Löschen Sie diese nach Abschluss des Recruitingprozesses nicht, begehen Sie eine unzulässige Datenerhebung. Mögliche Folgen: Empfindliche Bußgelder.
Möchten Sie Bewerberdaten speichern, um einen vielversprechenden Kandidaten bei einer offenen Stelle später erneut zu kontaktieren, benötigen Sie dessen ausdrückliche Einwilligung – sonst ist die Datenspeicherung unzulässig.
8. 6 Tipps für ein rechtssicheres Social Recruiting
Social Media kann ein geeigneter Kanal sein, um neue Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Damit Sie dabei auch rechtlich auf der sicheren Seite sind, sollten Sie die folgenden sechs Tipps und Best Practices beachten.
Tipp 1: Datenschutz beachten und Einwilligungen einholen
Die DSGVO gilt für jedes Unternehmen – das heißt auch für Bewerbungsprozesse. Personenbezogene Daten von Bewerbern dürfen nicht einfach so erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Sie benötigen eine Rechtsgrundlage. Das kann entweder ein berechtigtes Interesse oder die ausdrückliche Einwilligung in die Datenverarbeitung sein. Informieren Sie Bewerber, welche Daten Sie erheben, warum und wie lange diese gespeichert werden und holen Sie, falls erforderlich, die entsprechende Einwilligung ein.
Tipp 2: Transparente Kommunikation und klare Stellenausschreibungen
Verfassen Sie Stellenausschreibungen im Rahmen Ihres Social Media Recruitings korrekt, vollständig und transparent. Achten Sie darauf, Jobangebote mit einem inklusiven Zusatz (z. B. m/w/d) zu versehen. Verwenden Sie keine Formulierungen, die gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen. Angaben zu Anforderungen, Gehalt und Arbeitszeiten sollten klar und präzise sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Tipp 3: Vorsicht bei Profilanalysen und Background-Checks
Beschränken Sie Background-Checks in Social Media auf berufsorientierte Netzwerke wie LinkedIn und Xing und wägen Sie stets ab, welche Daten wirklich für eine Beurteilung des Kandidaten relevant sind. Denken Sie bei der Datenerhebung an den Grundsatz der Datensparsamkeit. Verzichten Sie auf Recherchen in privaten Accounts auf Instagram, Facebook oder TikTok.
Tipp 4: Keine Erhebung von besonders sensiblen Daten
Bestimmte Informationen dürfen im Rahmen des Bewerbungsprozesses nicht erhoben werden – und zwar besonders sensible Daten, die etwa die sexuelle Orientierung, die finanzielle Situation, die Gesundheit oder die Religion betreffen. Angaben, nach denen Sie im Bewerbungsgespräch nicht fragen dürfen, dürfen auch beim Social Recruiting keine Rolle spielen.
Tipp 5: Direktanfragen an Kandidaten rechtlich korrekt gestalten
Möchten Sie durch Active Sourcing neue Mitarbeiter gewinnen, sind LinkedIn und Xing geeignete Plattformen. Stellen Sie sicher, dass Sie Kandidaten sachlich kontaktieren und Ihre Absichten transparent kommunizieren. Geben Sie den Zweck der Kontaktaufnahme an und respektieren Sie den Datenschutz und die Privatsphäre der angesprochenen Personen. Verzichten Sie auf unlauteres Abwerben, da dies gegen das Wettbewerbsrecht verstößt.
Tipp 6: Sorgfältiger Umgang mit gespeicherten Daten
Speichern Sie Bewerberdaten nicht willkürlich, sondern nur für die Dauer, für die Sie sie benötigen. Haben Sie sich für einen Kandidaten entschieden, müssen Sie die Daten der anderen Bewerber löschen. Sollen diese für eine perspektivisch zu besetzende Stelle gespeichert werden, brauchen Sie die Einwilligung der betroffenen Personen. Entwickeln Sie ein internes DSGVO-konformes Löschkonzept.
9. Häufig gestellte Fragen zum Social Media Recruiting
