Worum geht's?
Ein offener E-Mail-Verteiler ist laut Datenschutzgrundverordnung ein Verstoß gegen den Schutz der personenbezogenen Daten nach der DSGVO. Liegt keine Einwilligung der Empfänger vor und die E-Mail-Adressen sind dennoch in einer Empfängerliste für alle lesbar, begehen Sie einen Datenschutzverstoß. Hier drohen hohe Bußgelder. Wie Unternehmen diese vermeiden, lesen Sie in unserem Artikel zum Thema “Datenschutz im E-Mail-Verteiler”.
1. Verstoßen offene E-Mail-Verteiler gegen die DSGVO?
Bei einem offenen E-Mail-Verteiler können die Adressaten der E-Mail die Adressdaten der anderen Empfänger in CC (Carbon Copy) lesen. Personenbezogene Daten wie die E-Mail-Adresse genießen allerdings einen besonderen Datenschutz nach Art.1 l DSGVO. Personenbezogene Daten dürfen dementsprechend nur weitergegeben werden, wenn es eine Rechtsgrundlage dafür gibt. Hierbei kann es sich um eine Einwilligung der betroffenen Person handeln.
AUFGEPASST
Diese Erlaubnis muss im E-Mail-Marketing in der Regel per Double-Opt-In bestätigt werden, um wirksam zu sein. Offene E-Mail-Verteiler sind laut DSGVO verboten, wenn die Empfänger keine Einwilligung erteilt haben.
2. Datenschutzpanne durch offenen E-Mail-Verteiler: Welche rechtlichen Konsequenzen hat das?
Ein offener E-Mail-Verteiler ist eine der häufigsten Datenpannen. Wenn personenbezogene Daten, wie eine E-Mail-Adresse, ohne die Erlaubnis der betroffenen Person weitergegeben worden sind, handelt es sich dabei um eine Datenschutzverletzung.
Wie hoch die Bußgelder dafür sind, orientiert sich am Schweregrad des Datenschutzverstoßes und am Jahresumsatz Ihres Unternehmens. Im Rahmen eines offenen E-Mail-Verteilers droht laut DSGVO ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.
Hiervon sind übrigens nicht nur Unternehmen betroffen. 2018 hat ein Mann mehrfach eine E-Mail an mehrere Empfänger verschickt. Die Empfänger der E-Mail trug er in das CC-Feld ein. Nach dem Versand der Mail konnten mehrere Adressaten andere E-Mail-Adressen lesen. Zehn Verstöße beging er im Juli 2018 und wurde mit rund 2.600 Euro zur Kasse gebeten.
OFFENER E-MAIL-VERTEILER: LAUT DSGVO HERRSCHT MELDEPFLICHT
Des Weiteren unterliegt die Datenpanne der Meldepflicht. Sie müssen innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden des Verstoßes die zuständige Aufsichtsbehörde informieren. Unter gewissen Umständen besteht diese Pflicht nicht, holen Sie sich hier am besten die Einschätzung Ihres Datenschutzbeauftragten ein. Außerdem müssen Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Betroffenen informieren.
3. So vermeiden Unternehmen Verstöße wegen offener E-Mail-Verteiler
Sofern die einzelnen Empfänger einander nicht erkennen sollen, wie das beispielsweise beim Newsletter der Fall ist, sollten Sie darauf achten, dass Sie die Empfänger nicht in CC setzen. Spezielle E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, E-Mail-Adressen in eine Verteilerliste einzutragen.
Hier können Sie auch verschiedene Benutzergruppen anlegen. So haben Sie eine E-Mail-Verteilerliste für Newsletter und eine weitere Liste für Rundmails innerhalb der Firma. Für E-Mail-Verkehr ohne feste Verteilerliste bietet sich das BCC-Feld an. Empfänger, die in BCC (Blind Carbon Copy) gesetzt werden, können die Daten der anderen Adressaten nicht lesen. Auch der E-Mail-Verlauf kann nicht eingesehen werden und ist damit geschützt.
LESEEMPFEHLUNG
Weiterführende Informationen zum Thema “E-Mail-Marketing: So erstellen Sie erfolgreiche und rechtssichere Mailkampagnen” lesen Sie in unserem Artikel. Dort finden Sie auch datenschutzkonforme Newsletter-Tools.
4. Fazit zum Thema “Datenschutz bei E-Mail-Verteiler”
Wer im Geschäftsverkehr mit offenen Mailverteilern arbeitet, gibt in der Regel ohne Einwilligung personenbezogene Daten weiter. Um das zu verhindern, nutzen Sie die Blindkopie-Funktion: Tragen Sie die Adressen der Empfänger nicht in das „CC“-, sondern in das „BCC“-Feld (Blind Carbon Copy) des Mail-Formulars ein. So sind sie für keinen der Adressaten sichtbar. Bei einer hohen Anzahl an E-Mail-Adressen bieten sich Verteilerlisten über ein Newsletter-Tool an.
Die DSGVO findet nicht nur bei E-Mails, sondern auch auf Websites und im Unternehmen Anwendung. Sie sollten darauf achten, dass Sie den Datenschutz einhalten und Ihre Rechtstexte immer aktuell und vollständig sind. Dazu bieten wir Ihnen auf eRecht24 Premium verschiedene Generatoren für Rechtstexte, Webinare von unseren Experten und Rechtsanwälten und praxisnahe Beiträge an.
