KI-Erklärung

Worum geht's?

Mehr und mehr Unternehmen setzen inzwischen ganz bewusst auf KI, um Prozesse zu beschleunigen und zu automatisieren. Doch viele Firmen wissen gar nicht, dass Ihre Mitarbeiter KI schon längst in vollem Umfang bei der Arbeit einsetzen. Wenn Ihre Mitarbeiter KI-Systeme jedoch ohne jegliche Regelung benutzen, kann dies zu urheberrechtlichen und datenschutzrechtlichen Verstößen führen. Auch die KI-Verordnung (AI-Act) sieht neue Pflichten für Arbeitgeber vor. Erfahren Sie in diesem Beitrag, ob Sie eine KI-Erklärung für Ihre Firma brauchen und woher Sie diese bekommen.

1. Was ist künstliche Intelligenz?

Ob Textoptimierung mit ChatGPT, Erstellung von Bildern mit Midjourney oder Übersetzung mit DeepL. Der Einsatz von KI ist inzwischen aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Doch was versteht man unter dem Begriff Künstliche Intelligenz (KI)?

Seit der KI-Verordnung gibt es nun eine klare juristische Definition für KI. Nach der KI-Verordnung ist ein KI-System ein maschinengestütztes System, das mit einem unterschiedlichen Grad an Autonomie betrieben werden kann, Anpassungsfähigkeit zeigt und Ausgaben basierend auf den Eingaben generieren kann. Diese Ausgaben können Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen sein, die wiederum die physische oder virtuelle Umgebungen beeinflussen können.

2. Welche 4 Arten von KI gibt es?

Aus technologischer Sicht wird KI in vier Arten eingeteilt:

1. Reaktive KI (reactive machine): Diese KI kann lediglich auf eine Aufgabe reagieren, die ihr gestellt wurde, ist jedoch nicht in der Lage zu lernen, z.B. ein Schachcomputer.
2. KI mit begrenzter Speicherkapazität (limited memory): Diese KI ist in der Lage, durch Daten zu lernen (maschinelles Lernen), indem sie Zugriff auf große Mengen an Daten erhält, z.B. ChatGPT.
3. Theorie des Geistes (theory of mind): Diese KI soll ein menschenähnliches Verständnis besitzen und Emotionen wahrnehmen können. Bisher existiert eine solche KI noch nicht, sondern ist nur Teil der KI-Forschung.
4. KI mit Selbsterkenntnis (self awareness): Diese KI würde menschliche Intelligenz haben und wäre vom menschlichen Handeln nicht mehr zu unterscheiden. Auch diese KI existiert bisher nur in Science Fiction.

Bisher gibt es “nur” KI mit begrenzter Speicherkapazität, die jedoch schon ziemlich viel kann. Aufgrund der schnellen technologischen Entwicklung der letzten Jahre durfte eine Regelung der neuen Technologie nicht lange auf sich warten lassen. Im Dezember 2023 war es soweit: Europäisches Parlament und der Rat verabschiedeten die KI-Verordnung, die dann am 1. August 2024 in Kraft trat. Die KI-Verordnung ist das weltweit erste “KI-Gesetz”.

Durch die KI-Verordnung werden KI-Systeme in verschiedene Risikogruppen unterteilt. Aus dieser Unterteilung ergibt sich dann wiederum, welche Pflichten Sie als Unternehmen nach der KI-Verordnung nun umsetzen müssen.

Besondere Vorsicht ist beim Thema KI & Arbeitsrecht geboten. Setzen Sie beispielsweise KI im HR-Bereich für die Personalauswahl ein, handelt es sich bei der KI sehr wahrscheinlich um ein Hochrisiko-System.

3. KI-Nutzung bei der Arbeit

Viele Arbeitgeber wissen gar nicht, dass KI längst von Mitarbeitern eingesetzt wird. Daher sollten Sie sich einen Überblick über den internen KI-Einsatz verschaffen. Wir geben Ihnen einen beispielhaften Überblick über die Bereiche, in denen KI eingesetzt werden kann und vielleicht auch von Ihren Mitarbeitern schon verwendet wird.

• ChatGPT, Neuroflash & Jasper: Ein Kundenservice-Mitarbeiter verwendet ChatGPT, Neuroflash oder Jasper, um personalisierte Antworten auf Kunden-Mails zu erstellen.
• M365 Copilot: Ein Projektmanager nutzt M365 Copilot in Word, um aus verschiedenen sensiblen Dokumenten automatisch einen umfassenden Projektstatusbericht zu generieren und diesen in PowerPoint aufzubereiten.
• Midjourney, DALL-E & Canva: Ein Designer fügt das Marketingkonzept bei Midjourney, DALL-E oder Canva ein und erstellt so Grafiken für eine Marketingkampagne.
• DeepL: Ein Mitarbeiter im internationalen Vertrieb übersetzt mit DeepL Verträge und Geschäftskorrespondenz, um sicherzustellen, dass diese sprachlich präzise und verständlich sind.
• Google Gemini: Ein Analyst verwendet sein privates Google-Gemini-Konto, um komplexe Unternehmensdaten zu analysieren und Trends und Prognosen für die Geschäftsstrategie zu identifizieren.
• Leonardo: Ein Videoproduzent nutzt Fotos von Mitarbeitern, um mit Leonardo Elemente für Werbevideos zu generieren.

Erkennen Sie nun die Risiken durch die ungeregelte KI-Nutzung Ihrer Mitarbeiter?

Aus diesen Gründen ist es zwingend erforderlich, dass Sie sich nicht nur einen Überblick über den KI-Einsatz in Ihrer Firma verschaffen, sondern Ihre Mitarbeiter im Umgang mit KI schulen und klare Regeln festlegen.

Diese Kompetenz können Sie durch KI-Weiterbildungen sicherstellen. Lesen Sie mehr dazu im Beitrag Unternehmen aufgepasst: Ab Februar 2025 gilt für Mitarbeiter die KI-Schulungspflicht.

4. Wann brauche ich eine KI-Erklärung in meinem Unternehmen?

Eine Ergänzung zur Mitarbeiter-Schulung ist die KI-Erklärung bzw. KI-Richtlinie. Durch eine solche Richtlinie können Sie den verantwortungsvollen und rechtssicheren Umgang mit KI-Systemen Ihrer Mitarbeiter sicherstellen.

Jedes Unternehmen, in dem Mitarbeiter KI einsetzen, sollte eine KI-Richtlinie haben. So kommen Sie nicht nur Ihrer Pflicht zur Sicherstellung der KI-Kenntnisse nach, sondern reduzieren auch das Risiko von Urheberrechtsverletzungen, Rechtsverstößen und Bußgeldern im Datenschutzrecht.

5. Wie komme ich an eine KI-Richtlinie für mein Unternehmen?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ohnehin schon KI-Systeme für die alltägliche Arbeit einsetzen, fragen Sie sich nun vielleicht, ob Sie nicht die KI-Richtlinie einfach mit ChatGPT oder Neuroflash erstellen können.

Sie können Ihre Policy grundsätzlich selbst erstellen, jedoch besteht die Gefahr, dass Sie nicht alle relevanten Punkte berücksichtigen. Aus diesem Grund haben wir einen Generator erstellt, mit dem Sie sich Ihre individuelle KI-Mitarbeiter Richtlinie erstellen können.