Worum geht's?
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und vermehrter Arbeit aus dem Home-Office erscheinen ausgedruckte Verträge und die Unterschrift per Hand nicht nur altmodisch, sondern auch ineffizient. Durch digitale Verträge können Unternehmensprozesse optimiert und Kosten reduziert werden. Da jedoch nicht an der falschen Stelle gespart werden sollte, stellt sich die Frage, wie sicher eine digitale Unterschrift überhaupt ist? Hier kommt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ins Spiel und stellt sich als optimale und teils sogar verpflichtende Lösung dar, um die händische Unterschrift zu ersetzen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was die QES ist und wann Sie diese benötigen.
1. Die drei Ebenen der elektronischen Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine Möglichkeit, online Verträge zu unterschreiben. Neben der QES gibt es die einfache elektronische Signatur sowie die fortgeschrittene elektronische Signatur. Diese drei Varianten ergeben sich aus der europäischen Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (kurz: eIDAS-VO) und unterscheiden sich wie folgt:
Einfache elektronische Signatur
Diese Form der digitalen Unterschrift muss keine Anforderungen erfüllen. Aus diesem Grund ist es nicht nachvollziehbar, ob im Nachhinein etwas an dem Dokument geändert wurde oder ob die Unterschrift tatsächlich von der richtigen Person ist. Eine einfache Signatur liegt zum Beispiel vor, wenn Sie auf Papier unterschreiben und diese Unterschrift einscannen oder eine "Ich stimme zu"-Checkbox anklicken.
Wussten Sie schon?
Wenn Sie ein Vertragsangebot per E-Mail annehmen, gilt Ihre E-Mail Signatur als elektronische Unterschrift. Wenn Sie sich fragen, ob eine Signatur im Geschäftsverkehr überhaupt verpflichtend ist, lesen Sie unseren Artikel “Geschäftliche E-Mails verschicken - Alles zur Signatur, Impressum und DSGVO-Pflichtangaben”.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Diese Art der Unterschrift zeichnet sich durch folgende Punkte aus:
- Die Signatur kann der unterschreibenden Person eindeutig zugeordnet werden.
- Eine Identifizierung ist möglich, z. B. über die E-Mail Adresse.
- Die Signatur wird unter Verwendung von Signaturerstellungsdaten erstellt.
- Änderungen im Dokument können nach Unterzeichnung nicht unbemerkt vorgenommen werden.
Qualifizierte elektronische Signatur
Die QES hat die höchste Qualitätsstufe. Daher sind auch die Anforderungen an eine solche Signatur entsprechend hoch. Die QES unterscheidet sich nur in einem wichtigen Punkt von der fortgeschrittenen Signatur: Die QES basiert auf einem qualifizierten Zertifikat. Ein Zertifikat garantiert, dass die signierende Person auch tatsächlich die zur Unterschrift berechtigte Person ist, was durch vorherige Identifizierung per gültigem Ausweis geprüft wurde. Dieses Zertifikat wird durch eine Signaturkarte oder einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (sog. Signaturerstellungseinheit) erstellt.
Qualifizierte Signatur vs. einfache und fortgeschrittene Signatur
|
Einfache elektronische Signatur |
Fortgeschrittene elektronische Signatur |
Qualifizierte elektronische Signatur |
|
|
Sicherheitslevel |
niedrig |
hoch |
sehr hoch |
|
Fälschungssicher |
nein |
ja |
ja |
|
Beweiskraft vor Gericht |
gering |
hoch |
sehr hoch |
|
Gültigkeit bei Verträgen mit Schriftformerfordernis |
nein |
nein |
ja |
2. Ist die qualifizierte elektronische Signatur für mich verpflichtend?
Zwingend ist die QES nur für Dokumente, die per Gesetz die Schriftform voraussetzen, da nur die QES laut Artikel 25 der eIDAS-VO die händische Unterschrift ersetzen kann. Die Schriftform ist beispielsweise bei Verbraucherdarlehensverträgen und vermehrt im Arbeitsrecht, wie beispielsweise bei befristeten Arbeitsverträgen, Kündigungserklärungen und Arbeitszeugnissen, einzuhalten.
Für Online-Händler, Agenturen und andere Webseitenbetreiber besteht daher nur in seltenen Fällen eine Pflicht zur Verwendung einer QES, wenn es um das Unterschreiben digitaler Dokumente geht. Die Verwendung einer QES macht jedoch Sinn, wenn Ihr digitales Dokument eine besonders hohe Relevanz hat. Wenn Sie zum Beispiel Verträge mit einer langen Vertragslaufzeit, hohen Verkaufspreisen, großem Haftungsrisiko, mit einem neuen Vertragspartner oder einem Geschäftspartner aus der EU schließen, empfehlen wir Ihnen, eine QES zu nutzen.
3. Vor- und Nachteile der QES
Wenn Sie sich nun fragen, ob die QES für Sie als Webseitenbetreiber von Nutzen sein könnte, verschaffen Sie sich nun einen Überblick über die Vor- und Nachteile.
- Rechtsverbindlichkeit: Eine QES ist rechtlich genauso bindend wie eine handschriftliche Unterschrift.
- Sicherheit: Die QES ist durch Verschlüsselung geschützt, was das Risiko von Fälschungen reduziert.
- Effizienz: Die Nutzung einer QES beschleunigt den Unterschriftenprozess. Dokumente können direkt unterschrieben und verschickt werden, was die internen Prozesse beschleunigt.
Kosten und Zeiteinsparungen: Sie sparen Kosten für das Papier, das Ausdrucken, den Versand sowie die analoge Archivierung von Dokumenten. So wird gleichzeitig auch Zeit gespart, die in das Kerngeschäft investiert werden kann. - Umweltfreundlichkeit: Ganz offensichtlich reduzieren Sie Papier und Druckertinte und verbessern so den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens.
Vereinfachung für Kunden bzw. Geschäftspartner: Ihre Geschäftspartner können Verträge bequem von überall unterschreiben. - EU-weite Akzeptanz: Die QES ermöglicht es Ihnen, Dokumente unkomplizierter und ohne langes Warten EU-weit unterschreiben zu lassen.
- Nachverfolgbarkeit: Sie können den aktuellen Status eines Dokuments jederzeit prüfen.
- Umsetzung: Da eine QES viele Anforderungen erfüllen muss, erscheint die Einrichtung aufwändig. Sie müssen sich einmalig identifizieren lassen und vor jeder Unterschrift eine Authentifizierung vornehmen. Je nach Größe Ihres Unternehmens sind gegebenenfalls Schulungen erforderlich.
- Kosten: Für die Einführung einer QES fallen Kosten an, zum Beispiel für den Vertrauensdiensteanbieter oder Hardware.
- Betrug: Auch wenn die QES als besonders sicher gilt, kann es passieren, dass z.B. die Signaturkarte verloren geht oder gestohlen wird und missbraucht wird.
- Abhängigkeit von Infrastruktur: Die Nutzung einer QES erfordert eine zuverlässige Infrastruktur, inklusive sicherer Server und Netzwerke.
- Akzeptanz durch Geschäftspartner: Damit Sie die QES nutzen können, müssen auch Ihre Geschäftspartner und Kunden bereit sein, sich eine QES einzurichten.
Durch den Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen können Sie nach einmaliger Investition langfristig Kosten sparen und Ihr Unternehmen effizienter und professioneller aufstellen, ohne dabei rechtliche Sicherheit zu verlieren. Insbesondere wenn Sie eine große Anzahl an Verträgen abschließen, lohnt es sich, die QES zu verwenden.
Darüber hinaus können Sie die Effizienz Ihres Unternehmens durch die Verwendung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) steigern. Schließen Sie viele Verträge ab und suchen preisgünstige und abmahnsichere AGB?
4. Wie bekomme ich eine qualifizierte elektronische Signatur?
Das nachfolgende Verfahren beschreibt die cloudbasierte Lösung für qualifizierte Signaturen, für die Sie keine Hard- oder Software eines Dienstleisters brauchen. Alternativ können Sie ein Kartenlesegerät in Verbindung mit einer Signaturkarte nutzen und entsprechende Software, die mit dem Kartenlesegerät verbunden ist. Aus unserer Sicht ist die cloudbasierte Lösung nicht nur einfacher in der Handhabung, sondern auch sicherer, da es keine Signaturkarte gibt, die gestohlen werden kann und so zu Sicherheitsproblemen führt.
Einmalige Anmeldung & Identifizierung
- Als Grundlage für eine QES müssen Sie einen Vertrauensdiensteanbieter auswählen. Auf der Internetseite der Bundesnetzagentur finden Sie eine Liste qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter.
- Beim Vertrauensdiensteanbieter registrieren Sie sich und lassen per Video Ihre Identität bestätigen. Das funktioniert über die Kamera und das Mikrofon Ihres Smartphones bzw. Computers und Sie brauchen lediglich Ihren gültigen Ausweis.
- Sie erhalten ein qualifiziertes Zertifikat von Ihrem Vertrauensdiensteanbieter.
Authentifizierung & unterschreiben
- Sie verschicken oder erhalten ein Dokument zur Unterschrift.
- Sobald Sie bestätigen, dass Sie das Dokument unterzeichnen wollen, findet eine Weiterleitung zum Vertrauensdiensteanbieter statt.
- Im nächsten Schritt müssen Sie sich bei Ihrem Vertrauensdiensteanbieter einloggen.
- Es erfolgt eine persönliche Authentifizierung. Hierfür wird häufig eine Zwei-Faktor-Authentifizierung via SMS TAN verwendet.
- Nach Eingabe der erhaltenen Tan, können Sie das Dokument qualifiziert elektronisch unterschreiben.
5. FAQ
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