E-Mail-Signatur: Pflichtangaben laut DSGVO

Worum geht's?

Müssen E-Mails eine Signatur enthalten? Gehört ein Impressum zwingend in geschäftliche E-Mails? Schreibt die DSGVO bestimmte Pflichtangaben in einer Nachricht vor? Drohen hier teure Bußgelder oder Abmahnungen, wenn diese Vorgaben nicht eingehalten werden? Wir erklären, was Sie zum Thema E-Mail-Signatur und DSGVO wissen müssen.

1. Impressum, Signatur und Erstkontakt nach der DSGVO bei E-Mails

Formal gelten E-Mails seit 2007 als Geschäftsbriefe. Daher müssen auch geschäftliche Mails Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören: Angaben zum Versender der Mail, der Firma von der die E-Mail stammt,  Vertrauchlichkeits-Disclaimer oder Ausführungen zur DSGVO.

Oft finden sich diese Hinweise unterhalb der E-Mail mit verschiedenen weiteren Angaben wie die Unternehmensform, die Anschrift und der Unternehmenssitz. Außerdem sind oft Kontaktdaten wie E-Mail und Telefon enthalten. Wollen Sie eine E-Mail-Signaturen erstellen, kann unser Beispiel als Muster dienen.

Beispiel einer E-Mail-Signatur:

Wozu dient eine solche E-Mail-Signatur?

Die Signatur am Ende der E-Mail erleichtert die Kontaktaufnahme. Deutsche Firmen gingen in den 90er Jahren dazu über, an das Ende ihrer E-Mails ihre Anschrift sowie die Telefon- und Faxnummer zu setzen. Mit zunehmendem E-Mail-Verkehr verankerte der Gesetzgeber für bestimmte Unternehmensformen eine dahingehende Pflicht.

Eine E-Mail-Signatur ist also nichts anderes als ein abgetrennter Bereich unterhalb der eigentlichen E-Mail. Die Signatur enthält oft auch ein Impressum. Dieses ist auch auf der Website von Unternehmen enthalten. Ein E-Mail-Impressum enthält weitergehende Angaben - der Umfang richtet sich nach verschiedenen Faktoren wie der Rechtsform des Unternehmens.

Beispiel eines E-Mail-Impressums:

Kontaktiert Sie ein Nutzer per E-Mail, sollten Sie bei einem Erstkontakt in der Antwort-E-Mail darstellen, wie Sie mit den personenbezogenen Daten des Anfragenden umgehen.

Auszug aus den Pflichtinformationen:

In den nachfolgenden Ausführungen klären wir Sie darüber auf, welche Pflichtinformationen Sie bei einem Erstkontakt mit einem Nutzer aufführen müssen. Sie erfahren auch, welche Angaben in eine E-Mail-Signatur und in ein E-Mail-Impressum gehören.

2. Pflichtinformationen nach der DSGVO

Seitenbetreiber, Online-Händler und Firmen müssen ihre E-Mail-Kommunikation datenschutzrechtlich absichern. Das schreibt die DSGVO vor. Nimmt ein Nutzer Kontakt zu Ihnen auf, müssen Sie ihm in der Antwort-E-Mail mitteilen, wie Sie seine personenbezogenen Daten verarbeiten. Passen Sie hier zusätzlich die Datenschutzhinweise in Ihrer Datenschutzerklärung auf der Webseite an und nehmen Sie einen Passus zur E-Mail-Kommunikation auf.

Sie müssen dem Anfragenden bei einem Erstkontakt per E-Mail verschiedene Pflichtinformationen nach DSGVO zur Verfügung stellen. Sie teilen dem Nutzer mit, dass Sie personenbezogene Daten nur verarbeiten, soweit Sie ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der Daten haben, dies für die Erfüllung eines Vertrags notwendig ist oder der Nutzer in die Datenverarbeitung einwilligte. Außerdem müssen Sie dem Nutzer weitere Informationen mitteilen.

3. E-Mail-Impressum: Was ist hier verpflichtend?

Am 1. Januar 2007 trat das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) in Kraft. Dieses fasste die Impressumspflicht neu. Selbstständige, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen nun bei Geschäftsbriefen formale Anforderungen beachten. Die EU-Richtlinie 2003/58/EG beinhaltet die Formulierung „gleichviel welcher Form“: Damit berücksichtigt sie die wachsende Bedeutung moderner Kommunikationsmittel. Ihre E-Mails müssen demzufolge also auch ein Impressum enthalten.

a) E-Mail-Impressum: Nur im Geschäftsverkehr notwendig?

Ein E-Mail-Impressum müssen Sie nur im geschäftlichen E-Mail-Verkehr einfügen. Es muss sich also um einen „Geschäftsbrief“ bzw. eine „geschäftsmäßige E-Mail“ handeln. Eine solche E-Mail liegt vor, wenn:

• es sich um eine - nach außen gerichtete - schriftliche Mitteilung handelt,
• und die Mitteilung einen geschäftsbezogenen Inhalt hat.

Eine „geschäftsmäßige E-Mail“ liegt vor, wenn Sie die E-Mail an einen oder mehrere Empfänger richten. Es reicht aus, wenn die E-Mail sich an einen Geschäftspartner richtet oder eine Angebotskalkulation beinhaltet. Es liegt keine „geschäftsmäßige E-Mail“ vor, wenn:

• die Kommunikation unternehmensintern erfolgt,
• oder sich die E-Mail an einen unbestimmten Personenkreis richtet (anonyme Werbung oder Lieferscheine).

Sie müssen weder eine Signatur noch ein Impressum führen, wenn bereits eine Geschäftsbeziehung besteht: Hier kennen sich Absender und Empfänger der E-Mail ohnehin. Die E-Mail-Pflichtangaben in der Signatur wären dann eine entbehrliche Wiederholung bekannter Kontaktdaten.

b) Gelten für alle Selbstständigen die gleichen Anforderungen?

Die Anforderungen an ein E-Mail-Impressum richten sich danach, ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht. Bei den folgenden Gesellschaftsformen bestehen für das E-Mail-Impressum rechtliche Anforderungen:

• Einzelunternehmer, die in das Handelsregister eingetragen sind
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Kommanditgesellschaft (KG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG)
• Aktiengesellschaft (AG)
• Genossenschaft (Gen)

Manchmal schreibt die jeweilige Berufsordnung vor, dass Sie ein E-Mail-Impressum für die Firma einrichten müssen.

c) Pflichtangaben: Was gilt für die jeweiligen Unternehmen?

Das E-Mail-Impressum einer GmbH gleicht der einer Unternehmergesellschaft. Ein Rechtsanwalt benötigt lediglich eine ladungsfähige Anschrift, während Einzelkaufleute ihren Rechtsformzusatz angeben müssen. Es kommt also immer darauf an, was für eine Rechtsform vorliegt.

Unsere folgende Tabelle bietet Ihnen einen Überblick:

*bei nicht vollständig eingezahlten Geldeinlagen, ausstehenden Gesamtbetrag der Einlagen angeben

Achtung: Für Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag gibt es keine Pflicht, eine E-Mail-Signatur zu führen. Wir raten Ihnen dazu, dass Sie Ihre E-Mails dennoch mit einer ladungsfähigen Anschrift versehen. Manche Berufsordnungen verpflichten Freiberufler dahingehend. Viele Geschäftspartner betrachten den Namen und die Anschrift des Gewerbetreibenden bei E-Mails ohnehin als selbstverständlich.

4. E-Mail: Wie bauen Sie Signatur und Impressum grafisch auf?

Wie Sie die Pflichtangaben in eine E-Mail einbringen, bleibt prinzipiell Ihnen selbst überlassen. Die meisten Gewerbetreibenden greifen auf vorformulierte Signaturen zurück. Diese sind empfehlenswert, weil Sie die Pflichtangaben dann nicht vergessen. Verlinken Sie nicht auf Ihre Unternehmenswebseite – eine Verlinkung reicht nicht aus.

Achten Sie darauf, dass sich die Pflichtangaben vom Rest der E-Mail absetzen. Verstecken Sie die wichtigen Angaben nicht im „Kleingedruckten“. Die Angaben in einer geschäftsmäßigen E-Mail dienen dazu, dass das Gegenüber Sie identifizieren kann. Deshalb sind weitere Informationen wie die Adresse der Webseite, E-Mail-Adresse, Fax und Telefonnummer nicht erforderlich. Gleiches gilt für die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Es handelt sich hier um rein freiwillige Angaben.

Sören SiebertRechtsanwalt

5. Pflichtangaben in einer E-Mail: Welche Strafen drohen?

Ihre E-Mails enthalten nicht die erforderlichen Informationen? Dann drohen Ihnen verschiedene Sanktionen. Das Registergericht könnte ein Zwangsgeld gegen Sie festsetzen. Nach § 14 HGB beträgt das Zwangsgeld maximal 5.000 Euro. Die tatsächliche Höhe legt das Registergericht nach eigenem Ermessen fest. Bei Zuwiderhandlung setzt das Registergericht das Zwangsgeld wiederholt fest. Wesentlich kostenintensiver ist es, wenn ein Mitbewerber Sie abmahnt. Wehren Sie sich mit einem Rechtsanwalt gegen unrechtmäßige Abmahnungen.

6. Starten Sie noch heute und gestalten Sie Ihre Mails abmahnsicher!

Schritt 1: Nutzen Sie bei geschäftlichen E-Mails eine Signaturen.

Schritt 2:  Binden Sie die Angaben zu Ihrem Unternehmen (Impressum) ein. Nutzen Sie dafür einfach unseren Impressum-Generator.

Schritt 3: Fügen Sie nach einem Erstkontakt per E-Mail die Pflichtinformationen nach der DSGVO ein. Dafür können Sie den DSGVO-E-Mail Generator von eRecht24 Premium nutzen.

7.  Die 6 wichtigsten Fragen zur E-Mail-Signatur nach der DSGVO:

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