Was ist Meetergo?
Meetergo ist eine Software zur Online-Terminbuchung und Meeting-Automatisierung, die das Terminmanagement für Unternehmen vereinfacht. Sie lässt sich mit verschiedenen Tools wie Google Calendar und Outlook sowie gängigen CRM-Systemen wie Salesforce integrieren. Meetergo ermöglicht es Nutzern, Meetings zu koordinieren, Benachrichtigungen zu automatisieren, Leads den passenden Mitarbeitern zuzuweisen (Lead Routing) und so Sales-Gespräche effizienter zu organisieren. Damit ist es eine umfassendere Alternative zu Programmen wie Cituro oder Brevo. Meetergo ist ein Angebot des gleichnamigen Anbieters mit Sitz in Monheim am Rhein. Seine Software nutzen mehr als 5.000 Kunden. Was müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie Meetergo verwenden?
Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutzerklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.
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Ist die Nutzung von Meetergo zulässig?
Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Deutschland), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.
Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.
Der Diensteanbieter Meetergo hat seinen Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), zu dem die 27 EU-Mitgliedstaaten, Norwegen, Island und Liechtenstein gehören. Es werden also keine Daten in ein datenschutzrechtlich unsicheres Drittland übermittelt. Die Datenübertragung innerhalb des EWR ist rechtlich ohne zusätzliche Maßnahmen möglich, da das Schutzniveau für die Datenübermittlung in diesen Ländern einheitlich geregelt ist.
Die Datenübermittlung mit diesem Tool ist zulässig.
Wichtig
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen.
Das ist bei Meetergo datenschutzrechtlich relevant
Unternehmen erheben mit Meetergo verschiedene Daten von Nutzern, die die Software zur Terminplanung verwenden.
Zu den gesammelten Informationen gehören:
Persönliche Identifikationsdaten: Dazu zählen Vor- und Nachname, E-Mails und Telefonnummer, die für die Buchung von Terminen erforderlich sind.
Unternehmensdaten: Informationen über das Unternehmen des Nutzers, wie Unternehmensname und Jobbezeichnung, um die Terminbuchungen besser zu verwalten und anzupassen.
Zahlungsinformationen: Bei kostenpflichtigen Terminen oder Dienstleistungen erfasst die Software Zahlungsdetails, um Transaktionen abzuwickeln.
Technische Daten: Meetergo erhebt IP-Adresse, Standort, Browser- und Webinformationen sowie Cookies, um den Service zu optimieren und die Nutzung der Plattform zu analysieren.
Um diese Daten DSGVO-konform zu erheben, müssen Unternehmen verschiedene datenschutzrechtliche Pflichten beachten.
Meetergo Datenschutz: Worauf müssen Unternehmen achten?
Für die Einhaltung der DSGVO müssen Unternehmen diese Vorgaben berücksichtigen:
Nutzer-Einwilligung einholen
Um sensible Daten wie personenbezogene Daten zu schützen, schreibt die Datenschutz-Grundverordnung vor, dass Unternehmen diese nur mit Einwilligung der Nutzer erheben dürfen. Bei Meetergo sammeln Firmen vertrauliche Informationen wie Namen, E-Mail-Adresse und IP-Adresse. Sie müssen dafür daher vorher die Erlaubnis der User einholen. Das können sie zum Beispiel mit einem entsprechenden Hinweis im Terminbuchungssystem sowie zusätzlich auf ihrer Website im Cookier-Banner umsetzen.
Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen
Die Datenweitergabe an Dritte ist datenschutzrechtlich nur erlaubt, wenn Unternehmen mit diesen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) abschließen. Diese Pflicht ergibt sich aus Artikel 28 DSGVO.
Der Vertrag sollte dabei festhalten,
- welche Nutzerdaten Meetergo speichert,
- wie lange Meetergo die Nutzerdaten speichert,
- zu welchem Zweck Meetergo die Daten verarbeitet und
- welche sonstigen Rechte und Pflichten beide Parteien haben.
Datenschutzerklärung anpassen
Unternehmen müssen in ihrer Datenschutzerklärung einen Abschnitt hinzufügen, der auf die Datenverarbeitung durch Meetergo hinweist.
- dass sie über Meetergo personenbezogene Daten erheben,
- welche personenbezogenen Daten das sind,
- warum sie die Datenerfassung vornehmen,
- was sie mit den Daten machen,
- wie lange sie diese Daten speichern,
- welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. a, b oder f DSGVO (je nach Termin und angebotener Dienstleistung),
- dass sie für die Datenweitergabe mit Meetergo einen AV-Vertrag geschlossen haben und
- dass Nutzer der Datenerhebung und Verarbeitung jederzeit widersprechen können.
Möglichst wenige Daten erheben
Die DSGVO gibt auch vor: Unternehmen dürfen von Nutzern nur die Daten erheben, die sie für den angestrebten Zweck unbedingt benötigen. Für Meetergo heißt das: Sie sollten bei der Terminbuchung nur die Daten von Usern erheben, die sie für die Vorbereitung und Durchführung der Termine tatsächlich benötigen.
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