Was ist Cituro?
Cituro ist ein Online-Terminbuchungssystem. Unternehmen ermöglichen ihren Kunden darüber eine flexible und unkomplizierte Terminbuchung. Dabei können sie die Software unter anderem auf ihrer Website und in sozialen Medien wie Facebook und Instagram integrieren. Unternehmen verwalten die Termine im eigenen Cituro-Kalender oder im internen Outlook- oder Google-Kalender. Darüber hinaus ist Cituro eine umfassende Business-Software, mit der Firmen ihre Kunden effizient verwalten und Ressourcen planen.
Cituro hat seinen Sitz in Augsburg. Der Anbieter verfügt über Kunden in 13 Ländern und bearbeitet monatlich über eine Million Buchungen aus Branchen wie Gesundheitswesen, Einzelhandel und Verwaltung. Was müssen Unternehmen datenschutzrechtlich beachten, wenn sie Cituro nutzen?
Ihre Nutzer müssen in Ihrer Datenschutzerklärung bei Verwendung dieses Dienstes informiert werden.
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Ist die Nutzung von Cituro zulässig?
Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Deutschland), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.
Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.
Der Diensteanbieter Cituro hat seinen Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), zu dem die 27 EU-Mitgliedstaaten, Norwegen, Island und Liechtenstein gehören. Es werden also keine Daten in ein datenschutzrechtlich unsicheres Drittland übermittelt. Die Datenübertragung innerhalb des EWR ist rechtlich ohne zusätzliche Maßnahmen möglich, da das Schutzniveau für die Datenübermittlung in diesen Ländern einheitlich geregelt ist. Die Datenübermittlung mit diesem Tool ist zulässig.
Wichtig:
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen.
Das ist bei Cituro datenschutzrechtlich relevant
Nutzen Unternehmen Cituro für die Online-Terminbuchung ihrer Kunden, erheben sie darüber Nutzerdaten und geben diese an den Anbieter weiter. Um welche Daten es sich dabei handelt, hängt von den konkret im Buchungsprozess abgefragten Informationen ab. In der Regel sind das personenbezogene Daten wie Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Um das rechtlich sicher zu gestalten, müssen Unternehmen Vorgaben aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) beachten.
Cituro Datenschutz: Worauf müssen Unternehmen achten?
Um beim Einsatz von Cituro den deutschen Datenschutz einzuhalten, müssen Unternehmen diese Pflichten aus dem Gesetz berücksichtigen:
Nutzer-Einwilligung einholen
Um von Usern sensible Informationen wie den Namen und die E-Mail-Adresse zu erheben, benötigen Unternehmen ihre Erlaubnis. Sie können diese zum Beispiel mit einem Hinweis im Online-Terminbuchungssystem und zusätzlich mit einem entsprechenden Abschnitt im Cookie-Banner einholen.
Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen
Immer wenn Unternehmen personenbezogene Nutzerdaten wie die IP-Adresse sammeln und diese an einen Dritten weitergeben, um die Daten weisungsgebunden verarbeiten zu lassen, müssen sie mit dem Dritten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen.
Die Datenschutzgrundverordnung macht dazu Vorgaben in Artikel 28.
Der Vertrag sollte definieren,
- welche Userdaten Cituro speichert,
- wie lange Cituro die Nutzerdaten speichert,
- zu welchem Zweck Cituro die Daten verarbeitet und
- welche sonstigen Rechte und Pflichten beide Parteien haben.
Datenschutzerklärung anpassen
Unternehmen müssen auf jede Datenerhebung und Datenverarbeitung in ihrer Datenschutzerklärung hinweisen.
- dass sie über Cituro personenbezogene Daten erheben,
- welche personenbezogenen Daten das sind,
- warum sie die Datenerfassung vornehmen,
- was sie mit den Daten machen,
- wie lange sie diese Daten speichern,
- welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. a oder b DSGVO (je nach Termin und angebotener Dienstleistung),
- dass sie für die Datenweitergabe mit Cituro einen AV-Vertrag geschlossen haben und
- dass User der Datenerhebung und Datenverarbeitung jederzeit widersprechen können.
Möglichst wenige Daten erheben
Um den Schutz von Nutzerdaten zu erhöhen, gibt die DSGVO auch einen Grundsatz der Datensparsamkeit vor. Das heißt: Unternehmen dürfen über Dienste wie Cituro nur die Daten von Nutzern erheben, die sie für ihren angestrebten Zweck benötigen. In der Regel sind das die benötigten Daten für eine Terminbuchung oder eine damit verbundene Dienstleistung.
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