Was ist Pipedrive?
Pipedrive ist ein Customer Relationship Management (CRM) Tool, mit dem Vertriebsteams ihre Sales-Prozesse verwalten und optimieren. Dabei können sie mit der Software Leads organisieren, Verkaufsaktivitäten verfolgen und den Fortschritt in den verschiedenen Verkaufsphasen visualisieren. Über 100.000 Unternehmen nutzen die CRM-Plattform. Pipedrive ist ein Tool des estnischen Anbieters Pipedrive OÜ. Es hat seine beiden Hauptsitze in Tallinn (Estland) und in New York (USA). Daneben gibt es unter anderem weitere Unternehmenssitze in London, Dublin, Lissabon und Prag. Der Anbieter beschäftigt über 1.000 Mitarbeiter. Was müssen Vertriebsteams datenschutzrechtlich berücksichtigen, wenn sie Pipedrive nutzen?
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Ist die Nutzung von Pipedrive zulässig?
Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Estland), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.
Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.
Der Diensteanbieter von Pipedrive ist Pipedrive OÜ. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), zu dem die 27 EU-Mitgliedstaaten, Norwegen, Island und Liechtenstein gehören. Es werden also keine Daten in ein datenschutzrechtlich unsicheres Drittland übermittelt. Die Datenübertragung innerhalb des EWR ist rechtlich ohne zusätzliche Maßnahmen möglich, da das Schutzniveau für die Datenübermittlung in diesen Ländern einheitlich geregelt ist. Die Datenübermittlung mit diesem Tool ist zulässig.
WICHTIG
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen.
Das ist bei Pipedrive datenschutzrechtlich relevant
Vertriebsteams sammeln mit der CRM-Software Pipedrive verschiedene Daten zu ihren Leads und Kunden. Welche das sind, hängt vom genauen Sales-Prozess (über Webseite, Landingpages, E-Mails etc.) ab.
In der Regel erfassen sie jedoch Daten aus folgenden Bereichen:
Kundenkontakt: Informationen wie Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Adressen von Kunden und Leads.
Verkaufsaktivitäten: Daten zu Anrufen, Meetings, E-Mails und anderen Interaktionen mit Kunden.
Verkaufspipeline: Informationen über den aktuellen Status und Fortschritt von Verkaufschancen, einschließlich Deal-Werte, Phasen und Abschlusswahrscheinlichkeiten.
Kundensegmentierung: Demografische und firmografische Daten zur Kategorisierung und Segmentierung von Kunden.
Notizen und Anhänge: Zusätzliche Informationen und Dokumente, die für die Verkaufsprozesse relevant sind.
Bei diesen Daten handelt es sich teilweise um personenbezogene Daten. Diese sind durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (kurz: TDDDG, ehemals TTDSG) besonders geschützt.
Das bedeutet: Unternehmen müssen verschiedene gesetzliche Vorgaben beachten.
Pipedrive DSGVO: Worauf müssen Unternehmen achten?
Um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen, müssen Teams für die Erfassung und Verarbeitung von Nutzerdaten folgende gesetzliche Vorschriften berücksichtigen:
Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen
Unternehmen erheben mit Pipedrive verschiedene personenbezogene Daten und geben diese an den hinter der Software stehenden Anbieter weiter. Dafür müssen sie mit diesem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen. Das ergibt sich aus Art. 28 DSGVO.
- welche Userdaten Pipedrive speichert,
- wie lange Pipedrive die Daten speichert,
- zu welchem Zweck Pipedrive die Daten verarbeitet und
- welche sonstigen Rechte und Pflichten beide Parteien für die Kontrolle über die Daten haben.
Datenschutzerklärung anpassen
Erheben Teams über ihre Vertriebsprozesse personenbezogene Daten, müssen Unternehmen in ihrer Datenschutzerklärung darauf hinweisen.
Das bedeutet: Sie müssen in ihre Datenschutzerklärung einen Passus zu Pipedrive aufnehmen.
- dass Unternehmen über die CRM-Plattform Nutzerdaten sammeln,
- welche Daten sie sammeln,
- warum sie diese Daten sammeln,
- was sie mit den Daten machen,
- wie lange sie diese Daten speichern,
- welche Rechtsgrundlage ihnen das erlaubt (je nach Status im Vertriebsprozess Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
- dass sie für die Datenweitergabe mit Pipedrive einen AV-Vertrag geschlossen haben und
- dass Nutzer der Datenverarbeitung und Datenspeicherung jederzeit widersprechen können.
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