Datenschutzerklärung für MailChimp

Ist die Nutzung von Mailchimp zulässig?

Verwenden Sie ein Tool oder Programm, das personenbezogene Daten verarbeitet, werden diese Daten an den Dienstanbieter des Tools übermittelt. Je nachdem, in welchem Land der Dienstanbieter sitzt (Sitz des Datenempfängers), kann diese Datenübermittlung problematisch sein.

Denn: Übertragen Sie personenbezogene Daten aus der EU in ein Drittland, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Und zwar dann, wenn das Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland mit dem der EU der Sache nach gleichwertig ist. Bietet das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau, verabschiedet die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss.

Der Diensteanbieter von Mailchimp ist die Rocket Science Group LLC. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Es gibt einen Angemessenheitsbeschluss für die Datenübermittlung in die USA. Zusätzlich ist die Datenübertragung in die USA rechtlich aber erst dann zulässig, wenn der Datenempfänger außerdem nach dem Datenschutzabkommen EU-USA (Data Privacy Framework) zertifiziert ist.

Wichtig:
Nur weil die Datenübertragung mit diesem Tool rechtlich zulässig ist, bedeutet dies nicht, dass das Programm automatisch datenschutzkonform ist. Damit Sie nicht gegen den deutschen Datenschutz verstoßen, müssen Sie zusätzliche Pflichten erfüllen. Welche das sind, lesen Sie hier. 

Mehr zum Thema Datenübertragung in die USA finden Sie in unserem Artikel "Privacy Shield 2.0: Datentransfer in die USA".

Darum ist Mailchimp datenschutzrechtlich relevant

Um Newsletter zu versenden, müssen Webseitenbetreiber die E-Mail-Adresse von Empfängern erheben. Diese zählt zu den personenbezogenen Daten und gilt daher als besonders schützenswert. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt Seitenbetreibern für die Erhebung der E-Mail daher eine Reihe von Pflichten auf.

So nutzen Sie Mailchimp datenschutzkonform 

Um Mailchimp datenschutzkonform zu verwenden, müssen Unternehmen diese Vorgaben beachten:

User-Einwilligung einholen

Um über Mailchimp Newsletter gesetzeskonform zu versenden, benötigen Webseitenbetreiber die Zustimmung der User in den Versand. Das „OK“ erlaubt es ihnen, die E-Mail-Adressen der User zu erheben, zu speichern und für den Newsletter-Versand zu verwenden. Diese Einwilligung erhalten Webseitenbetreiber über einen zweistufigen Prozess:

Zunächst müssen Nutzer ihre E-Mail-Adresse angeben und per Opt-In in den Newsletter-Versand einwilligen. Dabei sollten Unternehmen darauf hinweisen, dass User der Nutzung ihrer Daten und damit dem Newsletter-Versand jederzeit wieder widersprechen können.

Danach erhalten Nutzer eine E-Mail, die über die Newsletter-Anmeldung informiert. Sie müssen diese bestätigen, um den Versand zu aktivieren. Dieses Vorgehen nennt sich Double Opt-In.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

Seitenbetreiber müssen mit Mailchimp einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (AV-Vertrag) schließen.

Denn: Sie geben Nutzerdaten an Mailchimp zur weisungsgebundenen Verarbeitung weiter.

Kommen Newsletter-Versender diesen Pflichten nicht nach, drohen ihnen empfindliche Strafen. Gemäß Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO erwartet sie ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent ihres weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres.

Datenschutzerklärung aktualisieren

Webseitenbetreiber sind verpflichtet, die Datenerhebung und -verwendung über Mailchimp in ihrer Datenschutzerklärung aufzuführen.

Auskunftspflicht beachten

User haben jederzeit das Recht, die Daten einzusehen, die Unternehmen über sie über Mailchimp gesammelt haben. Sie müssen diese in einem strukturierten und technisch gängigen Format bereitstellen.

Löschpflicht beachten

Nutzer haben jederzeit das Recht, die Löschung ihrer Daten einzufordern. Das erlaubt die DSGVO. Und: Unternehmen dürfen Userdaten nur so lange speichern, wie sie diese für den angestrebten Zweck – also zum Beispiel für das Versenden eines Newsletters – benötigen. Entfällt dieser Zweck, müssen sie die Daten löschen.

Standardvertragsklauseln abschließen

Auch wenn eine Datenübertragung durch DPF-Zertifizierung zulässig ist, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit den Abschluss von Standardvertragsklauseln sowie eine Datentransfer-Folgenabschätzung vorzunehmen.

Eine rechtssichere Datenschutzerklärung können Sie jetzt schnell und kostenfrei mit unserem Datenschutz-Generator erstellen.